12 Introducción a GTD. Consiguiendo perspectiva. Nuestros proyectos

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Una vez que hemos conseguido control en el nivel horizontal, es decir en la pista de aterrizaje, nos encontraremos en mejores condiciones para conseguir un mayor enfoque y perspectiva en nuestra vida. El primer nivel de altitud para conseguir perspectiva es el de los proyectos actuales. 3.000 m de altitud.

Mientras que la clave en el nivel horizontal era definir con exactitud ¿qué es lo que tengo que hacer?, es decir, definir todas acciones físicas y realmente visibles y accesibles, en el nivel de perspectiva dedicado a los proyectos la clave esta en determinar ¿qué es lo que necesito para terminar?. Recordemos que en GTD un proyecto es un resultado que queremos conseguir en un plazo inferior a un año y que conlleva más de una acción para realizarse. La idea de establecer el plazo máximo de un año es porque todos los resultados que estén dentro de ese periodo se revisarán al menos una vez a la semana por lo que podrán controlarse de forma eficiente. Un proyecto es realmente un objetivo pero en miniatura, es algo que no puede hacerse directamente. Por ejemplo, nunca encontrarás al alguien reformando su vivienda. Estará bien comprando pintura, pintando el dormitorio, etc. Recuerda siempre lo que conseguimos con la ejecución de los proyectos es un resultado deseado.

Pero, ¿cómo identificar y controlar los proyectos?. El uso de ciertos verbos, nos ayudan a identificar los resultados a los que se refieren ciertos proyectos: Finalizar, aplicar, investigar, publicar, aprender, dirigir, presentar, resolver, etc. La pregunta sería: ¿Qué tienes que finalizar, aplicar, investigar, publicar, aprender, dirigir, presentar, resolver, etc.?. De la respuesta surge el resultado de forma clara. Una vez identificado el proyecto este deberá ser planificado tal y como se ha visto en la anterior entrada de la serie.

La forma de controlar estos resultados es simple. Basta con una simple lista en la que se anote por cada línea un proyecto, o bien anotar cada proyecto en una hoja independiente y guardar todas las hojas en una carpeta. El sistema a emplear dependerá única y exclusivamente de tu forma de trabajar. La idea es hacerlo de forma que te facilite las revisiones de dichos resultados.

Conviene mirar a través de la lente de este nivel al menos una vez a la semana de forma general, pero habrá proyectos que deban ser revisados con mayor regularidad, en especial aquellos que son de corta duración. Imagina que defines un resultado que se tiene que conseguir en solo tres días. Si no lo revisas prácticamente a diario, es posible que consigas el resultado deseado.

De forma general este nivel deberá ser revisado en los siguientes tiempo: Durante la revisión semanal, cada vez que tengas sensación de que tus proyectos clave se están quedando atrás a la hora de mantener los siguientes pasos actualizados y dinámicos y siempre que hayas perdido el control de tus prioridades a corto plazo.

El mantener este nivel bajo control te permite tener una visión amplia de como esta tu tablero de juego, como se están moviendo las distintas fichas y como debes maniobrar de forma constante para poder ganar la partida.

Recuerda, los proyectos no son ni más ni menos que los resultados que queremos conseguir a corto plazo. ¿Cómo identificas tus proyectos?, ¿cómo gestionas este nivel de enfoque?.