Expurgo: que hacer con tus documentos viejos

CC –by Avius Quovis

Otro framento del borrador de Productividad para mentes Inquietas. Está sin revisar.

El expurgo consiste en examinar tus documentos viejos y decidir que hacer con ellos. Es un procedimiento que se usa en oficinas y bibliotecas por las mismas razones que las tendrás que hacer tu.

1. Para ahorrar espacio
2. Para ganar velocidad
3. Para ahorrar costes (entre otros de limpieza)

Es cierto que la mayoría de nosotros tenemos archivos personales pequeños, pero nuestro espacio personal también es mucho más limitado que el de una oficina, por eso no queda otra que hacer un expurgo de nuestros archivos.

¿cuándo?

Si nunca has hecho ningún expurgo ahora sería un buen momento. Después, no creo necesario que programes el expurgo como si fueras una oficina: basta que lo anotes como tarea cuando notes que:

• te empieza a faltar espacio
• te cuesta encontrar la documentación

Esto implica también que hagas un expurgo antes de pensar en comprar más carpetas, buscar un nuevo estante o un fuelle más grande. Con uno pico de suerte esa compra se hará innecesario.

¿Qué expurgo?

Documentos innecesarios, claro. Todo lo que no sirve para nada es basura y un archivo no es una papelera.

Vale ya sė que con eso te he dicho muy poco. Voy a ser más concreto, pero vamos a decirlo al revės: todo aquello que debes conservar.

1. Facturas. Consérvalos mientras tengas posibilidad de reclamar algún defecto en el producto.
2. Contratos y otros documentos legales. Siempre debes conservar estos documentos mientras dure el contrato o la relación jurídica más un tiempo prudencial de cinco años. Ojo las leyes de cada país pueden obligarte a conservar los documentos legales por más tiempo.
3. Matrículas de cursos y similares. Consérvalos al menos mientras dure el curso y siempre hasta que consigas la titulación que tenga asociada.
4. Apuntes y trabajos. En la mayoría de los casos son inútiles una vez terminado el curso.
5. Títulos académicos y profesionales. Conserválos siempre.
6. Tus novelas, relatos, arte, etc. Mi consejo es que también los conserves siempre. Sin embargo, sobre todo en el caso de los textos, quizás lo mejor.
7. Recuerdos. El tiempo hace madurar los recuerdos o convertirlos en tonterías. Una simple carta manuscrita de tu abuela puede ser un tesoro que te transporta a momentos que quieres recordar o puede que ya no te diga absolutamente nada. Si está en el primer caso consérvala, en el segundo caso no tengas miedo ni pena en expurgarla: es un pedazo de papel, no tu abuela.

¿Cómo expurgo?

En las oficinas tenemos tres clases de archivos: el de oficina o archivo “vivo”, el archivo “muerto” y el histórico. Tú no necesitas un archivo histórico porque allí es donde se almacenan todos los archivos de caracter histórico. Así que nos quedamos con dos archivos: el vivo y el muerto. El archivo vivo sería del que hemos estado hablando todo este tiempo. En el “muerto” llevaríamos, en una primera fase, todos aquellos documentos que hemos expurgado pero de los que aún tenemos alguna duda sobre si sería bueno conservarlos o no.

Pues eso es lo que haremos. Si cuando expurgamos un documento nos damos cuenta que ya es basura, lo usamos para reciclar (o por la otra cara para tomar apuntes). Si tenemos dudas, lo llevamos a nuestro archivo muerto, que puede ser una simple caja de cartón con una “fecha de caducidad”. Esa fecha de caducidad se la pones tú para que, cuando llegue esa fecha vuelvas a examinar la documentación y te deshagas de todo aquello que ya sea basura o recuperarlo para el archivo “vivo”.

Ojo: Ten mucho cuidado con los documentos que contengan tus datos personales. Hay, esto no es exageración, gente que se dedica a urgar en la basura para conseguir datos con los que estafar a la gente, mientras se hacen pasar por ti. Luego serás tu el que tendrá que explicarse a la policía o al banco. No es divertido aunque al final saliera bien. Para evitarlo destruye, haz papilla y puré de cualquier documento que te pueda identificar o que contenga tus datos, sobre todo si son datos bancarios, no los tires sin más en la basura. Por la misma razón, ten la misma precaución con los documentos que contengan datos de otras personas.

Si son documentos que no requieren que estén en papel (lo que te interesa son los datos que contienen, no son certificados, ni títulos, ni matrículas, ni documentos para probar que compraste algo, por ejemplo), puedes optar por escanearlos y deshacerte del papel inmediatamente, sin necesidad de ponerlo en el archivo “muerto”.