La siguiente tarea

El miedo al papel en blanco

Como sabéis, uso GTD para gestionar mi vida. Empleando GTD te das cuenta que una de las circunstancias que te hacen trabajar más despacio y peor es no saber exactamente lo que se tiene que hacer: determinar cuál es la siguiente tarea. El ejemplo paradigmático es el del escritor ante el papel el blanco. Quiere escribir una novela, que es un proyecto, pero no sabe exactamente por donde empezar. El papel en blanco acabará lleno de garabatos convertido en una pelota arrugada en la basura mientras que el aprendiz de escritor se pregunta si no sería mejor irse al cine.

Aunque no uses GTD

En todo momento debes saber que cosa concreta y física tienes que hacer. Viene en el manual de GTD que una siguiente acción es algo inmediato, elemental, concreto y físico: hacer una llamada, encontrar cierta información, mandar un email o ir a cierto lugar (una tarea o proyecto) para entrevistarte con una persona (otra tarea o proyecto). De lo contrario, lo que pasa es que vas una vaga idea en la cabeza de lo que tienes que hacer y así en vez de planificar, adaptarte, tomar la iniciativa y ejecutar, vas a remolque de los acontecimientos.

Mis momentos tontos

¿Pero cuál es la siguiente acción?

Muchas veces me he quedado trabado en GTD por no saber cuál es la siguiente tarea. Y es que no siempre es obvio saber lo que tienes que hacer. Sucede principalmente cuando estás explorando nuevos territorios, enfrentándose a cosas nuevas o aprendiendo al mismo tiempo que haces. Y me he quedado como un bobo en la duda sin saber que anotar en mi agenda… ¿pero cuál es la siguiente acción? Son en esos momentos cuando me pregunto si hago bien en seguir la disciplina de GTD o si no sería mejor hacer lo que hace todo el mundo. Pero, tonto de mí, la respuesta está en el mismo GTD.

La siguiente tarea puede ser un proyecto o una acción

En estas circunstancias, lo que hay que hacer es: Descubrir lo que hay que hacer. Y ésto puede ser una acción simple o incluso un proyecto más o menos complejo. Por ejemplo, en mi trabajo a veces me llegan instancias en blanco: sólo existen los datos del solicitante en un formulario para pedir que se actualicen sus datos, pero los datos que constan en su expediente y la base de datos coinciden con los pocos que da. En este caso suele bastar una llamada o un email al interesado y te encuentras que lo que quiere es que le paguen el complemento de antigüedad. (Caso verídico).

Pero la cosa puede complicarse cuando, la verdad, no tienes ni idea. Entonces tienes un proyecto: Descubrir que hacer en el caso 23434/A. Lo bueno es que aprender ya es terreno conocido. Sabemos que debemos encontrar la información adecuada y para ello tendremos canales: hablar con personas expertas, buscar en el archivo, consultar documentos y leer. La experiencia de la escuela ya nos ha preparado para ello.

Que debes hacer

El fallo del escritor fue pensar que su “siguiente tarea” era escribir. No, su siguiente tarea era tener un borrador de historia, aunque fuera en su cabeza: para ello necesitaba al menos un principio, unos personajes, un obstáculo para ellos y algún posible final. Al equivocarse en cual era su siguiente tarea se arriesgó a las dificultades que conlleva emprender un proyecto a tontas y a locas. Si sale bien, es porque nuestro subconsciente ha hecho el trabajo previo por nosotros. Pero rara vez le pasa eso a un escritor y menos aún sucede en la oficina.

En vez de eso, paráte. Reconoce que no sabes que hacer y abre el siguiente proyecto: Descubrir que hacer. Divídelo en acciones elementales, si tiene más de una, y anótalas: “Llamar al Jefe de Nóminas. Consultar instrucción sobre antigüedad en referencia a cómo se cuenta el tiempo parcial y …” No importa que todavía no puedas determinar todas las acciones elementales a emprender. Concéntrate en lo que sabes que tienes que hacer, aunque sea preguntar. De repente la angustia y la duda ha desaparecido, ya sabes lo que tienes que hacer y cómo hacerlo. Hazlo.

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