Productividad: un reto para los Community Managers

Sé visionario, Mira hacia el futuro desde donde la mayoría de la gente se queda anclada al pasado. Y no tengas miedo de romper tus rutinas. Replantéate constantemente tus métodos de trabajo. Pregúntate siempre: ¿Cómo podría mejorar mi productividad? ¿Cómo podría trabajar más de prisa? ¿Cómo podría conseguir que mis clientes estuvieran más satisfechos? Robin Sharma

Es innegable que para alcanzar un excelente desempeño en cualquier oficio y/o profesión debemos saber qué es la productividad y cuáles son los factores críticos de éxito. Para un Community Manager es esencial saber cómo mejorar su productividad de forma que pueda tener suficiente tiempo para dedicarlo al descanso y la recreación (y hasta para la re-creación)

Según Wikipedia, podemos definir productividad como “la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.”

Hace varios años tuve la oportunidad de dar clases en la Universidad Santa María (Caracas, Venezuela) y conocí a varios docentes de altísima calidad. Entre ellos, estaba el Profesor Enrique Mijares quien me habló de su particular concepto de productividad: “es la disminución del desperdicio en el valor agregado de la producción”. Este concepto no es muy fácil de digerir pero si lo analizamos con detenimiento nos damos cuenta que el Profesor Mijares tiene mucha razón y su concepto tiene total aplicación para lo que hace un Community Manager (igual que en otros oficios y/o profesiones) porque buena parte de lo que hacemos tiene que ver con agregar valor a las marcas que manejamos. Pero en ese proceso de agregar valor, se generan desperdicios (interrupciones, trivialidades, ajetreo inútil, algunas llamadas, algunos correos que recibimos, actualizar nuestro estado en Facebook, revisar las fotos de nuestros contactos en Instagram, leer nuestro TL en Twitter, entre muchos otros). ¿En dónde está la clave para mejorar nuestra productividad? En la reducción de ese desperdicio. Importante: NO se puede puede eliminar el desperdicio pero sí podemos reducirlo a su más mínima expresión.

Si trabajas en una oficina (afortunadamente, yo trabajo en mi casa desde hace mucho tiempo), una clave está en salir temprano de tu oficina. Comparto una imagen que acabo de ver en Facebook que explica bastante bien el por qué debemos salir temprano de la oficina:

Como dice el punto 5 de esta imagen, no estudiamos y luchamos en la vida para ser máquinas. Nuestras familias y nuestros amigos también nos necesitan y nosotros los necesitamos a ellos. No tiene sentido “sacrificarse” por ninguna empresa. Al final, si haces un excelente trabajo nunca van a poner una estatua tuya en la entrada de la empresa (lo siento si creías que eso era posible)

En este punto quiero plantear un par de preguntas: ¿qué podrías hacer (que no estés haciendo ahora) pero que si lo hicieras regularmente, representaría una tremenda diferencia en tu desempeño profesional? ¿Qué produciría resultados similares en tu vida personal?

Mientras piensas en las respuestas, vamos a revisar la “Matriz de la Administración del Tiempo” de Stephen R. Covey:

Esta Matriz es una de las mejores herramientas para entender cómo manejamos nuestro tiempo y cómo mejorar nuestro desempeño (personal y profesional). Comparto algunas consideraciones sobre esta “Matriz de la Administración del Tiempo”:

• Las “urgencias” son actividades que requieren atención inmediata.
• Las cosas “importantes” son cosas que agregan valor a nuestra misión, que nos ayudan a lograr objetivos.
• Muchas cosas importantes que contribuyen a alcanzar nuestros objetivos generales, y dan plenitud y significado a nuestra vida no tienden a presionarnos. Al no ser “urgentes” debemos considerarlas y actuar sobre ellas.
• El Cuadrante I representa lo que es “urgente” e “importante”. Necesitamos pasar tiempo en este cuadrante, que es donde nos desenvolvemos, donde producimos, donde aplicamos nuestra experiencia y juicio para responder a muchas necesidades y desafíos. Si lo pasamos por alto, nos enterramos en vida. Pero también es preciso advertir que muchas actividades importantes se vuelven urgentes debido a que las postergamos más allá de lo necesario o a que las prevemos y planificamos de forma insuficiente.
• El Cuadrante II incluye actividades que son “importantes, pero no urgentes”. Es el Cuadrante de la Calidad, donde planificamos a largo plazo, anticipamos y prevemos problemas, otorgamos poder a los demás, ampliamos nuestra mente e incrementamos nuestras habilidades mediante la lectura y el continuo desarrollo profesional, visualizamos el modo de ayudar a nuestros hijos en sus problemas, nos preparamos para reuniones y presentaciones importantes o invertimos en relaciones al escuchar de forma atenta y sincera. Al incrementar el tiempo que pasamos en este cuadrante, crece nuestra capacidad para ejecutar; si pasamos por alto este cuadrante, nutrimos y ampliamos el Cuadrante I. Planificar, prepararse y prevenir impiden que muchas cosas se vuelvan urgentes. El Cuadrante II no actúa sobre nosotros; somos nosotros quienes debemos actuar sobre él. Se trata del cuadrante del Liderazgo Personal.
• El Cuadrante III es casi el fantasma del Cuadrante I. Incluye las cosas que son “urgentes, pero no importantes”. Es el cuadrante del engaño. El “ruido” de la urgencia crea una importancia ficticia. En realidad pasamos mucho tiempo en el Cuadrante III para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás, aunque supongamos que estamos en el Cuadrante I.
• El Cuadrante IV incluye las actividades que “no son urgentes ni importantes”. Es el cuadrante de la pérdida de tiempo. Después de sufrir los ajetreos y contrariedades que deparan los Cuadrantes I y III, a menudo “nos escapamos” al Cuadrante IV para sobrevivir. Este cuadrante no representa supervivencia sino deterioro.
• Reflexione sobre su última semana de trabajo: ¿Dónde diría que pasó la mayor parte de su tiempo? ¿Qué cosas importantes no recibieron su tiempo y atención?

Si respondiste a las preguntas: ¿qué podrías hacer (que no estés haciendo ahora) pero que si lo hicieras regularmente, representaría una tremenda diferencia en tu desempeño profesional? ¿Qué produciría resultados similares en tu vida personal?, te darás cuenta que esas respuestas caen en el Cuadrante II de la Matriz de la Administración del Tiempo.

Si quieres saber qué puedes hacer para mejorar tu productividad como Community Manager, te recomiendo que leas (y asumas) estos cuatro postulados de Stephen R. Covey:

1. Vivir
2. Amar
3. Aprender
4. Dejar un legado

Una “moraleja”: el mundo es mucho más grande que Twitter + Facebook + Instagram + Pinterest + Google+  y otras redes sociales.

Otra “moraleja”: tu producción depende de que mantengas “bien aceitada” tu “capacidad de producción”. Debes dedicarle tiempo a leer, aprender, conversar con otras personas, escuchar buena música, atreverte a probar comidas diferentes de las que siempre comes, etc.

Les dejo un par de frases de Stephen R. Covey:

Nuestro corazón y nuestra mente, como todo lo viviente, necesitan alimento. La comida de ayer no saciará el hambre de hoy. Es el aporte diario lo que proporciona energía y salud.

La lucha se desencadena cuando percibimos una brecha entre el reloj y la brújula, cuando lo que hacemos no contribuye a lo que es más importante en nuestras vidas.

P.D.: Por supuesto que uso varias herramientas para mejorar mi productividad (Evernote, Google Calendar, Google Alerts, Karmacracy, HootSuite, SocialBro, entre muchas otras) pero esas herramientas no sirven de nada si no tienes claridad sobre qué es lo que quieres lograr.