A-P: Un Lenguaje de Productividad

Mi primer problema vino derivado de mi insatisfacción con las herramientas de productividad existentes. De las que he probado, y he probado más de las que debería, algunas durante meses, o se me quedaban cortas o largas y, con la excepción de una ya desaparecida, no me permitían la flexibilidad que necesito. Por eso, tras muchas dudas, pruebas e iteraciones, he ido desarrollando mi propia herramienta de productividad personal: que se llama, esto…

Mi último problema, ponerle un nombre. Empecé por lo más simple: Herramienta de Texto para la Productividad Personal, pero lo de herramienta es demasiado genérico. Además no ofrezco nada físico, ni siquiera una aplicación, sino más bien un formato, una plantilla con la que construir un “lenguaje” para organizar acciones y proyectos.

¡Anda!, ahí está el nombre A-P,

Acciones y Proyectos.

Lo que no es

Antes que nada, A-P no es un sistema de productividad personal ni nada parecido. No pretende complementar, ni ser ofrecer una alternativa, ni otra opción, ni mejorar a GTD, ZTD o lo que sea que uséis. Tampoco es una herramienta al uso, sino, deja que me repita, un lenguaje con el que llevar la cuenta de tus acciones y proyectos en la herramienta que prefieras –siempre que sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a este y con el sistema (o sin el sistema) que prefieras.

Herramientas Recomendadas

Ficheros de Texto en “nube”. Usa un editor de texto plano, y guarda los archivos en la nube. Por ejemplo, puedes emplear un programa como Vim, Notepad++ o SublimeText y grabar los archivos directamente en tu carpeta de Dropbox (o en otro servicio similar). De esa manera te garantizas trabajar de manera eficiente, accesible desde cualquier aparato y segura.

Sin embargo, A-P puede implementarse con Evernote, con un procesador de texto como MS Word, en un cuaderno, o incluso en un folio. Y, desde luego, podría crearse una aplicación informática al uso.

Pero necesitar, necesitar, solo necesitas algo donde escribir, lo demás es secundario.

Los Documentos

A-P permite –si quieres– prescindir de herramientas tradicionales de productividad como el calendario o la agenda. En su lugar emplea tres documentos: Flujo, Memoria y Notas.

Flujo

En este documento llevas cuenta de todos las acciones y proyectos activos, es decir, desde el mismo momento en que nacen, aunque sea como idea, hasta que se completan. Una vez terminado pasan a la Memoria.

Memoria

En la memoria se registran todos los proyectos que han sido terminado completamente. Una vez algo se escribe en la memoria, jamás se borra de ahí, sino que los errores se salvan mediante anotaciones.

Notas

El documento de Notas registra todas las notas necesarias para el trabajo ordinario ya mediante texto íntegro, resumen o un enlace.

Flujo

La estructura del documento “Flujo” es la que siguiente, dale un vistazo y te lo explico:

# Foco

--------------------------------------------------

# Rutinas Diarias

    Tarea               Fecha

--------------------------------------------------        

# Rutinas Semanales     Fecha Prevista      Fecha


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# Recordatorios 

## Corto Plazo

## Largo Plazo

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# Revisar / Quizás


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# Proyectos


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# Leyenda

# Reglas

Foco

En foco anotas el proyecto más importante, el más grande, el que da más miedo, pero que, a la vez, es el más relevante. El foco es único, hasta ser completado.

Rutinas

En rutinas anotas, por orden de frecuencia, cada una de las tareas que debes completar de forma regular, diaria, semanal, mensual o anual, con expresión de la última fecha completa en que se completaron y, si no se hace diariamente, con la de las fecha en que deben ejecutarse.
D Sacar la Basura = 18/12/13 Mié
significa que la tarea es diaria (D), y que el último día en que se completó fue el miércoles 18 de diciembre de 2013.
Lun-Vie Comprobar el email = 18/12/13 Mié
significa que revisar el email de Lunes a Viernes todas las semanas y que la última vez también fue el miércoles 18 de diciembre de 2013
Dic Memoria Anual = 17/12/13 Mar
significa que en cada mes de diciembre debes hacer la memoria anual y que, afortunado tú, ya la completaste

Recordatorios

Aquí anotas, por orden de proximidad en el tiempo, cada una de las cosas que debes o quieres realizar en un día concreto. El ejemplo clásico es una reunión, pero también es usable para cualquier pequeña cosa que no quieras olvidar.
20/12/13 Vie 16:30 Ir a la inauguración de la Exposición “Arte y Parte” // Calle Esunejemplo 99 tlf 555-555555
Aquí tenemos que hemos quedado en ir a la inauguración de la exposición “Arte y Parte” el Viernes 20 de diciembre a las cuatro y media de la tarde. Además, con un comentario // hemos añadido su dirección y teléfono.

Revisar/Quizás

Este es el hogar de las ideas locas, lo que nuestra mente acaba de imaginar o aquello que nos proponen a última hora, eso tan interesante que vimos en una web o un libro que nos han recomendado. Lo anotas aquí hasta que tengas tiempo de revisarlo, convertirlo en un proyecto o, lo normal, ejecutarlo o desecharlo.

Lista de Proyectos

En esta sección anotamos todos nuestros proyectos, mediante un formato que es una evolución del que presenté en Productividad para Mentes Inquietas, en una [entrada antigua](/formato-para-las-listas-de-proyectos/) y que detallaré a continuación.

T Resolver Permiso solicitado por Ciudadanez Anonimando, Nemo DNI 99999999Ñ
    10 Grabar Permiso = #ESP(supervisora,apruebe,06/12/2013) //Se lo recuerdo el 12/12/13 jue
    20 Preparar resolución
    100 Notificar 

Esto me dice que el proyecto es profesional (T de “Trabajo”, P sería “Personal”, etc) consiste en resolver el permiso solicitado por Don Nemo Docentez Anonimando (cuyos detalles tengo en la base de datos de personal) y que este proyecto está dividido en tres grupos de acciones consecutivas: Grabar el Permiso en la base de datos, Preparar la resolución y Notificar la decisión que se tome.
La primera de estas tareas, esta #ESPerando a que su supervisora lo apruebe desde el 6 de diciembre. Además he anotado en un //comentario que le recordé a la supervisora que debe darme la aprobación (o no).
La segunda de las tareas “Preparar resolución” está en el estado por defecto de “Esperando por las acciones anteriores”. Dicho de otra manera, al no anotar nada, lo que digo, es que debo esperar por las anteriores.
La última acción está encabezada por un 100. Observa que cada acción tiene un número de orden que va de 10, 20 y sin embargo termina en 100. Esto es así por si tengo que introducir una tarea entre la 10 y la 20, que puedo hacerlo sin tener que cambiar toda la numeración de las tareas. Además si no hay tarea 100, sé que todavía no he terminado de planificar el proyecto, porque no sé qué acción es necesaria para completarlo.

Leyenda y Reglas

Habréis notado que he usado, por ejemplo, unas reglas estrictas en el orden y formato de las fechas. En leyenda y reglas, me recuerdo, en tanto me sea necesario, cuáles son. Podría poner, por ejemplo que las fechas se escriben de forma completa, incluyendo el día de la semana, que “D” significa que la tarea es diaria, o que “Lun” se refiere al lunes.

Memoria

La memoria es un diario donde anoto de forma exhaustiva y cronológica todas los proyectos que han sido completados y que tengan un mínimo de relevancia. Su estructura es muy sencilla: Fecha Completa, nombre del proyecto y //comentarios, tal que así

18/12/13 Mié
============
SV Post Acciones y Proyectos //Para salir el 19/12/13 mié

Al mismo tiempo borro este proyecto de Flujo, porque ya no es necesario. Eso sí, debo tener cuidado de anotar bien el proyecto completado, junto con los comentarios necesarios para que cuando sea necesario consultar lo que he hecho pueda descubrirlo.

Notas

En el fichero grande es donde van las notas. Todas. Y no, no me he vuelto loco. La idea es antigua, se llama “One Big Text File” y ya he hablado de ella en anteriores ocasiones. Consiste en confiar en las capacidades de búsqueda de tu editor de texto, más que en tus propias capacidades visuales y en borrar sin misericordia, en la mejor tradición minimalista todo aquello que no estimemos necesario.

Dicho eso trato de guardar un orden visual, poniendo primero los datos que consulto más frecuentemente y más abajo los que menos. Añado también los encabezados y las etiquetas necesarias para poder buscar con rapidez.

Un proyecto abierto

Con esto vale y sobra para introducir mi sistema, pero solo es su inicio. A-P va a residir en un repositorio público alojado en GitHub, con una licencia MIT para que puedas crear tu propia versión y/o aportar tus ideas. Allí iré definiendo con mayor detalle y formalidad los pormenores de este lenguaje de productividad. Allí te espero trabajando.