Cómo organizarse cuando haces muchas cosas a la vez

Estudio, trabajo por cuenta ajena y también por cuenta propia. A veces me preguntan cómo lo hago, de dónde saco el tiempo. Si le preguntasen a mi padre les diría que soy un vago y que me paso todo el día delante del ordenador, aunque no sepa muy bien lo que hago. No le puedo culpar, su concepto de trabajo no es estar en mi habitación, mientras escucho música y tengo la cama sin hacer, aporreando un teclado. En realidad es lo mismo que hago por cuenta ajena pero sin gente dándome la tabarra y con la libertad de levantarme e ir a darme una paliza en bici, tomarme unas cañas o lo que me apetezca. Hecho de menos los Sandwiches a un euro del comedor, eso sí es cierto.

Evidentemente no todo es tan idílico. Hay meses donde lo paso realmente mal porque se me acumula el trabajo y perfectamente me puede coincidir con exámenes. Cuando eso sucede me toca apretar el culo, dormir menos y currar, pero bueno, mi intención es emanciparme económicamente y tener un colchón que me permita vivir sin preocupaciones (por eso no me gasto la pasta en un alquiler). Creo que ya hablé superficialmente de esto en otra entrada. De todas formas veréis que no soy tan productivo ni tan organizado como parece.

Una web para gobernarlos a todos: Task manager simple e intuitivo

Aunque he usado otras, desde hace tiempo uso Trello como comodín. Trello es una herramienta para gestionar equipos y proyectos de forma colaborativa. Es tremendamente útil y sencilla, y permite mantener todo centralizado, con notificaciones y pocos dolores de cabeza (salvo que quieras hacer cosas muy personalizadas o profesionales). En Trello tengo tanto proyectos personales como webs donde tengo a redactores, secciones para asignaturas donde colaboro con apuntes, etc.

Crear grupos te libera de trabajo y aporta feedback

Hacer las cosas tú solo tiene una ventaja muy clara, se hacen como tú quieres, pero también consume mucho más tiempo. Lo ideal es buscar un par de personas que permitan complementar tu actividad. En el caso de los estudios has de ser muy cuidadoso porque, lamentablemente, la gente suele pasar de todo y hacer las cosas a última hora y de forma pésima. Esa es la experiencia que tengo, reiterada durante varios cursos. De forma que tienes que escoger a gente responsable y a la que no tengas que estar corrigiendo constantemente. Si hay algo que detesto más que a los vagos es a la gente que hace las cosas manifiestamente mal y tienes que hacer su trabajo. Mucho ojo con esto.

En mi caso siempre tengo al menos una persona con la que hago trabajos y comparto el curro de hacer apuntes. Confío en que la calidad de su trabajo será, como mínimo, aceptable. Tienes que encontrar algo así, y no te olvides de ser razonablemente transigente, todos tenemos días mejores y peores, pero jamás permitas que te tomen el pelo, que te entreguen todo a ultima hora o que se haga copypaste, eso nunca.

En el ámbito laboral, como trabajador por cuenta ajena simplemente tendrás que tragar con lo que te toque, pero si eres freelance la cosa cambia. Si te mueves por foros y eres buen ojeador es fácil identificar quienes pueden ser buenos compañeros de faena. En general todos los freelance, al menos los que nos dedicamos a productos y servicios en Internet tenemos cierta cultura del trabajo y la productividad, entre otras cosas porque nuestra marca personal y nuestro estómago dependen de ello. Para esto es especialmente útil pasarse por foros como DigitalPoint, Foro20 o Forobeta, donde la reputación de los usuarios afecta al nivel de negocio que tienen en dichos sitios (que puede ser bastante elevado).

Otra cosa muy buena de los grupos de trabajo es que, si los compañeros que has escogido saben de lo que hablan te pueden aportar muy buen feedback. Tienes que estar dispuesto a escucharlos, claro (mucha gente no es capaz) y tienen que estar en un nivel parejo de conocimiento, pero si cumples estas premisas aprenderás mucho.

Controlar el Timing también es importante

Otra cosa que suelo controlar son los tiempos, aunque cumplirlos es harina de otro costal. Para esto más que un calendario normal uso diagramas de Gantt. Son un tipo de diagramas muy útiles para visualizar el desarrollo de proyectos o, en realidad, de casi cualquier cosa que te propongas. Lo creas o no, los descubrí en un libro de economía de Bachillerato. En realidad estudiamos cosas útiles a lo largo de nuestro periplo estudiantil, el problema es que ni nos enteramos. Suelo usar esta aplicación combinada con Google Calendar y sus notificaciones por SMS (normalmente no hago caso del resto de notificaciones, no se por qué).

Supongo que con la imagen anterior te puedes hacer una idea sencilla de su utilidad.

Cómo concentrarse para estudiar o trabajar

Sí amigos. Los que hemos crecido con Internet debajo del brazo tenemos un problema, y es que somos adictos a las recompensas instantáneas que proporciona este medio. Somos adictos a la novedad, y eso es problemático, no sólo en el estudio o el trabajo, ya que nos impide concentrarnos adecuadamente, sino en otras facetas de la vida, algo sobre lo que escribiré si consigo encontrar un estudio perdido que había guardado. Además, los libros, en general, siguen siendo una fuente de información más sólida de cara al aprendizaje, al menos a mi modo de ver.

Para mí esto es quizás lo más difícil. Concentrarme. Mi capacidad para procrastinar o ponerme a devorar cosas que no tengan nada que ver con lo que estoy haciendo, es pasmosa. Muchas veces incluso verdaderos tochos que, cuando me descubro leyéndolos me pregunto qué coño hago con mi vida. Recuerdo, por ejemplo, que estudiando para una asignatura de Relaciones Internacionales me bajé un Ebook sobre mercados financieros y perdí la mitad del tiempo de estudio leyendo formulitas y explicaciones sobre cómo actúa el HFT. Soy así de imbécil, pero lucho para ponerle remedio.

Para intentar corregir esto suelo usar algo como Noisli, que me relaja y consigue que me concentre, al menos, un poco, Moosti (antes Pomodoro.me) para marcarme tiempos con alarmas sonoras , aunque no le hago demasiado caso y de vez en cuando alguna lista de Spotify pensada para trabajar (usando el buscador se encuentran fácil).

A la hora de estudiar recurro cada vez más al método de la autoexplicación. Además de haberse demostrado científicamente uno de los métodos más efectivos, me aleja de la pantalla y de otras tentaciones que llevan adheridas un teclado. Lástima que las que no lo llevan siguen ahí, pero bueno, la mente del yonki de la novedad ya se ve privada de la inmediatez. Tan efectivo es que he empezado a aprovechar para grabar mis propias explicaciones en voz, subirlas en Internet, acompañarlas de texto y hacer apuntes para estudiantes que subo en un blog. Es un trabajo extra, pero un dinero extra también Estoy incluso pensando en comprarme una pequeña pizarra blanca para sentirme un poquito más cerca del nirvana y abrir mis chakras con bolígrafos de alcohol.

También te recomiendo levantar el culo de vez en cuando de la silla, y hacer ejercicio. En mi trabajo tenemos 5 minutos de descanso por hora + un bloque de 20 minutos. Disponemos de ese tiempo como queremos, y es bastante útil. Es una costumbre que he adquirido y que hago también en casa. No tienes por qué usar específicamente 5 minutos sino hacer dos pausas de 20 minutos, por ejemplo.  Con respecto al ejercicio, más que nada porque reduce el estrés y mejora la productividad, como se ha comprobado en diversas investigaciones.

Cómo automatizar tareas

Hay miles de servicios para automatizar tareas, pero sin duda el rey (aunque aún le faltan funciones) es IFTTT.  Resumir en una sola frase If this then that es complicado. El nombre lo dice todo. Si sucede un evento en determinado servicio o cosa, puedes crear una reacción en otro servicio o cosa, siempre y cuando esté dentro del abanico de posibilidades, claro (que es bastante amplio).

Aún así con esto no llega, claro. Autoresponders, scripts… hay muchas cosas que se pueden hacer y requeriría mucho espacio hablar de ello, porque habría que detellarlo bastante para que sirviese de algo. En principio IFTTT cubrirá una parte importante de vuestras necesidades, al menos si sois Webmasters.

Tener todo bajo control no garantiza el éxito

Así es, a pesar de todo esto, desaprovecho mucho el tiempo. Como ya expliqué, tengo un problema serio con el tema de la concentración. Me distraigo con mucha facilidad, y el problema es que mis distracciones son habitualmente más inmersivas que aquello que se supone que debería estar haciendo, de modo que una parte importante del tiempo y esfuerzo que ahorro con todo esto lo pierdo simplemente por falta de concentración. También es cierto que sin todo esto sencillamente no podría hacer lo que estoy haciendo.

En realidad, el ingrediente más importante para tener éxito siempre es la mente. Actitud, conocimientos, capacidad y habilidad para interiorizarlos (algo que jamás he visto que sea siquiera tema de debate en la academia), estado de ánimo… sin eso de poco te sirve tener todas las herramientas del mundo a mano.

En definitiva, se trata de hacer el mismo trabajo en menos tiempo.