"Controle su tiempo" es uno de los capítulos del famoso libro de Peter Drucker"El Ejecutivo Eficaz" publicado en 1969 y que aún sigue estando vigente a pesar de los años transcurridos.Este libro llegó hace años a mis manos y reconozco que en particular este capítulo provocó un cambio importante en mi manera de gestionar el tiempo, posteriormente vinieron otros enfoques como GTD que consolidaron de manera más práctica un sistema de manejo de las actividades eficientemente.
Drucker hace mucho énfasis en que la clave del control del tiempo es saber exactamente en qué lo gastamos , esta conciencia nos permite saber qué hacemos y cuánto tiempo invertimos en cada una de nuestras actividades para poder con ello realizar un análisis posterior.
Puede que esto suene obvio, pero cuántas personas analizan detenidamente en qué ocupan su tiempo en el trabajo?, es más habitual escuchar a las personas quejarse amargamente de que el día no les alcanza para realizar todas sus actividades, que 24 horas son pocas, que deben llevar trabajo para sus casas, y un largo etcétera.Invertir en planificar y analizar los resultados respecto a qué hicimos durante el día, es la clave para ser mas eficientes en el trabajo.
Las tareas no se ejecutan en tanto llegan, se debe hacer lo importante al comienzo y lo menos importante después, y para poder hacer lo importante debo saber qué tiempo dispongo para asignarle.
Un ejemplo patético del mal manejo del tiempo son aquellas personas que viven en la bandeja de entrada de su email y ejecutan las acciones que cada email indica en tiempo real.
En el libro Drucker plantea un proceso de gestión del tiempo en tres grandes etapas:
- Registro del tiempo
- Manejo del tiempo
- Consolidación del tiempo
Para registrar el tiempo, Drucker sugiere llevar una pormenorizada bitácora de las actividades realizadas durante el día, esta bitácora será la fuente del análisis que podremos llevar a cabo , por ejemplo, una vez a la semana para poder apreciar en qué estamos utilizando nuestro tiempo.
El manejo del tiempo consiste en tomar medidas a partir del análisis anterior:
- Identificar y eliminar actividadas que no produzcan resultados
- Identificar actividades que otros pudiesen hacer mejor que yo, delegar
- Identificar actividades en donde yo hago perder tiempo a otros
En la última etapa debemos consolidar el "tiempo discrecional", es decir ese tiempo que nos pertenece y sobre el cual debemos realizar las tareas importantes, en general corresponde al 25% de la jornada, para ello Drucker sugiere asignar tramos de tiempo en el día para estas actividades y consolidarlas dejando de lado otras tareas menos importantes.No obstante podamos realizar mejoras importantes en el manejo del tiempo a nivel personal, si la organización en la cual trabajamos no está bien organizada hará que nuestros esfuerzos por la eficiencia no entreguen los resultados que esperamos.
Cuáles son esas malas prácticas que nos hacen perder el tiempo?:
- Exceso de reuniones
- Reuniones mal dirigidas y mal planificadas
- Problemas en el flujo de información
- Mal uso del correo electrónico
- Reprocesamiento de trabajo por problemas de calidad, etc.
Si queremos ser eficientes en el uso del tiempo , deberemos invertir parte de él en permear también a los demás acerca de los beneficios de serlo e idealmente conseguir iniciativas organizacionales para el mejor uso del tiempo a nivel corporativo.