El contexto de “Esperando Por”

En mi agenda siempre tengo varias listas de “Esperando Por”. He experimentado mucho con la productividad personal. GTD, ZTD, GSD y en todos he ido dejando mi marca personal, por así decir. Pero siempre tengo una o más listas de “Esperando”.

Si sabes de GTD, sabes que David Allen recomienda que dividas tu listas de acciones por contextos. En el contexto de “Oficina” anotas todo lo que se debe hacer en la oficina; en “Llamadas”, lo que debes hacer por teléfono y así. Siempre intento reducir esas listas al mínimo, en parte porque uno es minimalista y la cabra tira al monte, en parte porque hoy en día con las nubes virtuales los contextos se reducen mucho: tele-trabajo y todo eso. Pero hay un contexto del que nunca me podré librar: “Esperando Por”.

¿Qué ponemos en la lista de “Esperando Por”?

Toda acción que se encargue a otra persona y afecte a un proyecto de nuestra responsabilidad.

Ya está, así de fácil. Ya sea porque seamos el jefe y la hallamos delegado a alguien, ya sea porque sea un amigo que nos hace el favor, ya sea por lo que sea.

Cuando David Allen habla de “delegar” la mayor parte de la gente entiende que hablamos de cuando el jefe reparte las tareas a sus subordinados. No puede hacerlo todo y por tanto tiene que confiar en alguien más. Pero aquí por delegar entendemos cualquier tarea de un proyecto del que tú eres responsable que se va a encargar otra persona. Eso significa que durante un tiempo vas a perder la “propiedad” de ese proyecto, en todo o en parte.

Esperando por el jefe

Por ejemplo, supón que estás trabajando en un informe. Simplificando mucho lo dividimos en tres partes: redacción, aprobación y comunicación. Tú has de redactar y comunicar ese informe, pero la aprobación corresponde al jefe. Pues bien, cuando termines de redactar el proyecto también “delegas” a tu jefe, pues hasta que el proyecto no se apruebe no podrás comunicarlo a nadie, ni hacer una presentación, ni siquiera enviarlo por email.

Esperando por los compañeros

También puede ser necesario “delegar” una tarea a un compañero de trabajo. Esto puede venir obligado por la distribución del trabajo: Josefa es la responsable de los expedientes de personal y Dunia la de nóminas. Dunia no podrá arreglar la nómina de nadie hasta que Josefa tenga el expediente en condiciones. Si a Dunia le llega una reclamación de un empleado tendrá que pasar recado a Josefa.

En todos estos casos perdemos el control para entregarlo a otra persona.

¿Para qué tenemos una lista “Esperando Por”?

Para recobrar el control. Es bueno confiar en los demás, pero esa confianza no nos exime de ser responsables. Si un proyecto es de nuestra responsabilidad tenemos que saber que está pasando y si notamos algún retraso poder enmendarlo a tiempo.

Supón que Dunia encargó a Josefa que arreglase el expediente del encargado de mantenimiento. Pasa un día, dos, tres, la nómina está a punto de cerrar y Josefa no ha respondido. ¿Qué hace Dunia? Pues recordárselo, claro… siempre que se acuerde. Porque Dunia se va a acordar, ¿verdad? Total solo tiene que revisar las nóminas y atender unas poquitas llamadas y hacer una memoria y asistir a una reunión de… no esa se suspendió, la pasaron al jueves, ah y están los nuevos que han entrado y a lo mejor ese informe que pidió el encargado de la tercera planta que hará después de reunirse con el del sindicato. Sí, es imposible que se olvide.

Anotarlo en la lista ayudará en la memoria y, si además, Dunia tiene la costumbre de revisar sus listas diariamente, será más difícil que se le pase.

—Josefa, ¿tienes lo de Fidel el de mantenimiento?
—No, no me ha llegado nada.
—¿No te llegó mi correo?
—Me parece que no, ¡espera!, se me había metido en el spam.

Un punto para “Esperando Por”

¿Una lista o varias?

En mi caso llevo varias listas de “Esperando Por”, una general y otras tres personales; se trata de las tres personas con las que más trabajo. Hacerlo así me permite planificar muy bien mi agenda; sé que persona tiene encargado que cosa y la revisión es mucho más sencilla: un cortar y pegar, una impresión y ya puedo enviar un recordatorio rápido a esa persona.

Si quieres tener varias listas de “Esperando Por” en una aplicación informática es muy sencillo; o usas el sistema que venga integrado —FacileThings, lo tiene, por ejemplo— o añades una etiqueta con el nombre de la persona #Josefa y buscando por la etiqueta encontrarás lo encargado a esa persona.

Recordatorios

Normalmente no hace falta emplear recordatorios, si…
…si tienes el hábito de revisar tus listas diariamente. No hablo de la revisión semanal gigante de GTD, pero sí, al menos, de echar un vistazo a tus listas diariamente. Con esto lo lógico es que no te pase nada.

¿Excepciones? Lo urgente y lo crítico. Si algo tiene que hacerse para ayer, o algo es clave, no puedes dejarlo a que tienes el hábito de revisar. En esos casos haz lo que haga falta, haz que el calendario de google te envíe un recordatorio, usa otra aplicación o ponte una alarma en el móvil. Lo que te funcione. En gen