El Flujo de Trabajo

El Workflow o flujo de trabajo siempre me ha parecido una de las cosas mas importantes cuando uno trabaja en entornos sinergicos. Si el flujo esta bien definido puede otorgar una  ventaja increible al trabajar en diferentes culturas laborales y con distintos tipos de personas.  Tres aspectos que me parecen claves para el exito de un buen flujo son las siguientes:
1.Adaptación.2.Flexibilidad.3.Mejoramiento. A continuación presento a ustedes mi flujo de trabajo personal el cual ha venido siendo reafinado cada vez que he probado una herramienta o se ha visto que en una situación no funciona adecuadamente.

Workflow 2010

Antes de entrar a explicar el diagrama quiero decir que el fin de mi Workflow no es mas que otorgarme tiempo libre y paz mental. Al igual que encontraran aspectos familiares, debido a que he tomado ideas claves de Stephen Covey y de David Allen.
Primero, Mis herramientas de Trabajo han sido elegidas buscando principalmente las siguientes caracteristicas:
1. Interoperabilidad.2. Movilidad.3. Elegancia.
Con esto en mente he reducido mi oficina a:
1. Computador Dell® D630 (Win XP). Lo tengo desde hace 3 años y su rendimiento es perfecto para las herramientas que uso, además que cuando ha fallado el soporte de Dell no me ha dejado mas de 24 horas sin maquina.
2. BlackBerry®. He probado varias marcas de móviles pero el teclado qwerty y su interoperabilidad con las opciones de google se han ganado mi preferencia.
3. Moleskine®. Simplemente me encanta su elegancia además de que al ser todas las libretas del mismo tamaño son fáciles de archivar.
Esto es todo lo que uso en mi día a día me encanta cambiar de lugar de trabajo (cafeterías, parques, centros comerciales,etc) y con estas herramientas capturo y proceso todo lo que necesito.
Los 5 pasos generales:
1. Recopilar. En este paso únicamente recopilo todo. Pensamientos, Soluciones, Correos, Anotaciones, Fotos, etc. 2. Procesar. Me hago la pregunta esto lo puedo volver acción en este momento? Si la respuesta es Si, lo coloco en Google Task, o Lo vuelvo una fecha en Google Calendar y/o guardo la información de los contactos en Google Contacts.    Si la respuesta es No,  Me voy para el paso de Organizar ya sea si debo archivar para después o meterlo en proyectos.    
3. Organizar. En esta parte me ayudo de Google Docs, Google Notebook y BasecampHQ. Trato de Manejar Etiquetas que hagan relación a  el nombre de los proyectos para que luego sepa donde va cada cosa.  4. Revisar.  A cada cosa le doy una frecuencia para ser revisado. Algo que me encanta de las herramientas que uso es que me permite colocar recordatorios esto me permite olvidarme de algunas cosas hasta que llega el momento. 5. Hacer. En este paso me ayudo de un concepto muy interesante del libro de Covey "primero lo primero"  y es acerca de los cuatro cuadrantes para administrar el tiempo. Con estos criterios logro organizar que cosas van primero.
Otros criterios importantes.
Uso de Aplicaciones Google: Como pueden ver casi todo el Flujo de trabajo se apoya en las utilidades de Google. Esto es debido a que han sido en mi criterio las mas fácilmente adaptables a cualquier entorno de trabajo; No necesito instalar nada en los equipos entonces cumple el criterio de movilidad; y por ultimo la simpleza con la que funcionan las vuelve elegantes.
Sincronización: Adoro la sincronización tener todo en mis dispositivos y aplicaciones en el mismo momento en que los agrego y/o modifico.  Google me permite hacer esto muy fácilmente con mi Blackberry.  Además una joyita que he encontrado es Dropbox este aplicativo de sincronización me evita tener que usar una USB y lo mejor funciona en Linux, Mac y Windows.
Bueno espero les sea de ayuda y Hasta una próxima entrega. Namaste =)