El secreto de la productividad

O por qué la productividad es imprescindible

Productividad es simplemente saber lo que hay que hacer y cómo hacerlo. A veces hay quien lo expresa de esta manera:

Productividad = Conocer que Acciones hay que hacer + Conocer cómo ejecutar las acciones.

Normalmente nos forman para la segunda. Es decir si vas a cualquier escuela de electricistas te enseñan como instalar un enchufe; también te formarán para ser capaz de realizar proyectos tipo; por ejemplo realizar la instalación eléctrica de un edificio. Lo que es más raro que te formen es para lo desconocido. ¿Qué haces si el proyecto que te piden no estaba previsto en tu formación? Que o has buscado recursos por tu cuenta o has perdido el trabajo.

La fórmula anterior olvida que conocer que acciones hay que hacer es más importante que saber como ejecutarlas. Sí, va en serio. Si conoces lo que necesitas hacer para montar un restaurante, ya contratarás al personal que lo puedan llevar a cabo, o aprenderás por tu cuenta.

Beneficios de saber que hacer

Para las horas “tontas”, en las que hay poco trabajo, tener una lista de “cosas que voy a hacer algún día” hace que puedas emprender nuevos proyectos que de otra manera hubieran dejado paso al solitario o hacer ver como que trabajas.

Pero sobre todo se nota cuando todo se complica, entonces saber lo que hay que hacer, al nivel tan elemental como sea posible, permite centrarse en lo importante y minimizar el nivel de estrés.

Sin conocer las acciones no hay plan

Un plan, en realidad, no consiste sino en descubrir las acciones que deben emprenderse para la consecución de cualquier proyecto y asignarles los recursos necesarios, ordenándolas por importancia, cronología o, y este es el genio de David Allen, contexto.

Me explico para los que no conozcáis el método. Supongamos tienes que hacer las siguientes acciones: Llamar al cliente, Elaborar Presupuesto, Elaborar folleto, Comprar material niños, Limpiar coche. David Allen las organizaría así:

• Llamar cliente: @llamadas
• Elaborar presupuesto: @oficina (Error esto no es una acción!)
• Elaborar folleto @oficina (¡Esto tampoco!)
• Comprar material niños @salidas (¿Estás tonto!)
• Limpiar coche @casa (¿y tú te dejas llamar expertillo en productividad)

Anda… un error muy fácil de cometer es confundir acciones con proyectos. Una acción es una actividad elemental, que no puede descomponerse en otras acciones. David sigue la regla de los dos minutos (¿Más de 2 minutos?, no es una acción).

Por ejemplo Elaborar un folleto conlleva buscar imágenes (una o varias acciones), editarlas (una o varias acciones), buscar información, redactar un texto, maquetarlo, revisarlo, e imprimirlo, como mínimo. Descubrir las acciones es la parte difícil de la planificación.

Dominar el secreto de la productividad es ser capaz de responder a cualquier necesidad con un proyecto y descomponer ese proyecto en sus acciones simples.

Pongamos que quieras construir un castillo en miniatura y seas un novato total. ¿Qué haces? Si no sabes, buscarás información. Ahí tendrás varias acciones posibles: buscar webs de miniaturistas o belenistas, buscar uno o varios foros, dejar mensajes en dichos foros, esperar una respuesta, adquirir materiales (¿cuáles?), adquirir herramientas y etc…

Y ese etcétera es la parte difícil de la parte difícil. Es probable que tu primera búsqueda de información haga que tengas que modificar tu plan. Resultará que las acciones que creías necesarias pueden ya no serlo, y otras que ni pensabas que existían debes realizarlas.

Un mundo sin acciones predeterminadas

La productividad no es una opción

Había una vez un mundo en que el granjero mataba los cerdos por San Martín. Cosechaba en otoño, sembraba en primavera, cada día tenía su tarea marcada, y cada hora. Todo lo había aprendido desde niño y pocas cosas variaban desde la cuna hasta la tumba.

Ya no es así. Y cada vez lo será menos, cada vez tendremos que enfrentarnos más a la incertidumbre de un mundo fascinante y cambiante. Tenemos que saber movernos con ese mundo; la productividad no es una opción. Tenemos, tengo que aprender a planificar rápida y eficientemente para emprender mañana proyectos que hoy ni siquiera sé que existen pero que en un año la tecnología hará posible y en tres obligatorio.

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