El sutil equilibrio de ZTD

¿Planificación estricta o libre fluir?

¿Debes planificar tu día o ir decidiendo tus acciones sobre la marcha? Solo conoco una norma de Organízate con Eficacia o GTD de la que Zen to Done, o ZTD se separe radicalmente y es en este punto. GTD recomiendo que tu calendario anotes exclusivamente aquello que solo pueda hacerse en ese día y en esa hora concreta; todo lo demás debe ir a la lista de tareas. ZTD, por el contrario, establece que debes programar de una a tres Tareas Más Importantes, las TMI.

GTD establece su regla en la observación de que en la vida actual es imposible predecir tu jornada laboral, siempre saldrá algo que fastidies tus planes. Creo que, si analizamos solo la estructura del trabajo de estos tiempos, David Allen, de GTD, tiene razón. Sin embargo, siendo la naturaleza humana como es, la estrategia de GTD esconde el peligro de dejarse arrastrar por las necesidades del día o de las prioridades de otros. En otras palabras, nos podemos ver arrastrados por la corriente, perdiendo iniciativa y liderazgo.

Pero sigue siendo cierto que programar todo tu día como si fuera el horarido de un colegio tampoco va muy bien. Va fatal. ZTD se queda a medio camino cuando recomienda programar de uno a tres TMI al día, preferiblemente uno. Con esto aseguras la iniciativa. Al menos una cosa importante, al menos algún elemento de la visión estratégica a largo plazo quedará hecho. Y se hará porque los días no son tan locos como para que no puedas si quiera avanzar una de las acciones de una de tus TMI.

TMI, tres no es mejor que una

Cuando uno empieza con ZTD la tentación es imponerse a uno la programación y ejecución de tres TMI al día, ¡o más! Entre más, mejor, ¿no? Pues no. De hecho Leo recomienda que programes una TMI principal, las otras dos están de “suplentes” por si no es posible hacer avanzar la primera. Reitero que una vez terminado la TMI principal, el resto del día queda libre para las acciones que consideres oportunas —que bien puede ser otra TMI, faltaba más, pero no es obligatorio ni necesariamente mejor que sea otra TMI.

Aquí yace el sutil equilibrio de ZTD. Por un lado permite que te reserves un espacio acotado, un refugio temporal para avanzar las tareas mejores, las acciones más importantes, aquellas que van a representar un verdadero cambio a largo plazo, pero por otro lado no obstaculiza tu jornada, de forma que puedes adaptarte a las necesidades del momento. Sí, es cierto que pierde un poco de la agilidad de GTD, pero a cambio ofrece una herramienta para la propia dirección. Mi preferencia personal se dirige a ZTD porque personalmente yo necesito ese extra de dirección y planificación diaria. ¿Qué estás en la duda? Mi sugerencia es que pruebes: no se va a caer el mundo ni la policía de El canasto ni de Óptima Infinito va a venir a detenerte, a lo peor vas a tener una tarea que no vas a ser capaz de terminar, pero a largo plazo descubrirás que te funciona mejor.