¿Está tu oficina llena de trampas ocultas?

Antes de resolver esta pregunta empecemos con una bonita definición:

## 5 eses según wikipedia

El método de las 5S, [...], es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

### Estas 5 eses son:

1. Separar innecesarios
2. Situar necesarios
3. Suprimir suciedad
4. Señalizar Anomalías
5. Seguir mejorando

Cada una de estas "S" forma parte de un engranaje de un sistema de calidad en la producción que se puede emplear desde una fábrica hasta la productividad personal1.

Hoy voy a quedarme con Señalizar Anomalías y su aplicación en una oficina: para qué sirve y cómo se ejecuta.

## Para qué sirve Señalizar Anomalías

La idea es que cualquier lugar de trabajo está lleno de trampas que perjudican nuestra productividad. Lo que queremos es poder corregir esas anomalías inmediatamente.

## Un ordenador como ejemplo

Una trampa a la productividad es un escritorio tan repleto de cosas y tan desorganizado que no nos permita encontrar nada visualmente. Esta anomalía es fácilmente corregible dado que se detecta visualmente nada más encender el ordenador. Corregirla sólo es cuestión de disciplina y de saber cómo queremos dejar nuestro escritorio.

Un virus u otro elemento de malware suele ser más insidioso. Por lo general hace su trabajo en la sombra y es mucho más difícil de detectar. Esta dificultad en su detección lo convierte en una amenaza importante para nuestra productividad porque no podremos solventar una anomalía hasta que sepamos el origen de esa anomalía.

## En nuestra oficina

En las oficinas surgen también miles de pequeñas trampas a nuestra productividad. Es el papel de mala calidad que traba los rodillos de la impresora; son los lápices fuera de sitio; son los archivos sin señalizar o las cajas de grapas que se han agotado.

Todas estas pequeñas cosas retrasan el trabajo, a veces de manera pequeña, pero insistente y constante. En muchas ocasiones ni siquiera somos conscientes de ellas por lo que no podemos corregirlas al instante. En vez de eso tropezamos una y otra vez en la mismas piedras. Y la gente se desespera porque sufre las consecuencias en su trabajo y maldice entre dientes y se queja de la mala organización, pero no sabe o no da el siguiente paso: señalizar las anomalías

## Como se señalizan las anomalías

Una primera aproximación consiste en dar parte de todo lo que se encuentra mal. Parece sencillo, pero tiene tres dificultades.

La primera es que debemos detectar que la anomalía efectivamente se ha producido o está a punto de producirse. Esto no es siempre tan elemental un lunes por la tarde, después de tres cafés y con cosas más importantes que hacer que fijarnos en si nos quedan grapas.

La segunda es que no asumimos que esa responsabilidad es de todos. La calidad es labor tanto del becario que acaba de llegar como del Director General que creció en la empresa.

La tercera es saber inmediatamente a quien dar parte para cada cosa y el modo mejor de hacerlo.

## Hola soy una anomalía

Por esto lo mejor es dejar que la anomalía se señale ella misma. Lo ideal sería que cualquier persona pudiera a simple vista darse cuenta de aquello que va mal. ¿Cómo se consigue esto?

##Definiendo lo que está bien

Poner una guía visual e inmediata que aparezca en cuanto algo va mal.
Ejemplo de la despensa

Supongamos que quiero aplicar las 5S a la despensa de mi casa. Quiero siempre tener leche. Defino tener leche como tener al menos 3 litros almacenados en la despensa. Pues bien lo que haré será poner un cartel que va a quedar oculto por la leche excepto cuando me queden menos de tres litros2.

## Fases para implantarlo

Breve reunión inicial.

En esta fase se difunde la técnica y se comentan las posibilidades.
Safari. Nos vamos de caza. Vamos físicamente por la oficina buscando cada uno de los elementos

A cada cosa le pondremos una guia visual que nos avise automáticamente cuando exista una anomalía: por ejemplo que se acabe.

Kaizen. Una vez iniciado esta estrategia hay que mantenerla con una actitud constante de cambio. Junto a esta actitud de ir corrigiendo según aparezcan los fallos deberían programarse revisiones periódicas

Pero es que yo no soy jefe...

Bueno, vale, pues empieza por tu puesto de trabajo y ve predicando con el ejemplo. Con el tiempo te preguntarán lo que haces y sabrán que no es, porque no lo es, la última ocurrencia que has leído en un blog.

Meta

Publicado: 22 de julio de 2011

Categorías: productividad