Ganando asertividad frente a las interrupciones

Photo Credit: Julio Codesal (juyma) via Compfight cc

Si tú eres una de esas personas que tiene la sensación de pasarse todo el día reunida y de no tener casi tiempo para hacer otras cosas, es posible que esto te interese... ¿Cómo podrías ganar algo de tiempo para poder dedicarlo a otros temas que tienes pendientes y que también te urgen?

En algunos casos, seguro que podría ayudar algo más de “asertividad” a la hora de gestionar el tiempo que dedicas a esas reuniones.

¿QUÉ ES ESO DE LA “ASERTIVIDAD”? 

Se suele contar que, entre los animales, hay 2 respuestas básicas a una agresión: huir o atacar. La asertividad es un tercer tipo de respuesta (a medio camino entre las dos) y consiste en defender con intensidad los propios intereses a la vez que cuidamos las formas. Se podría resumir en “ser duro con el problema pero suave con la persona” y hay muchas imagenes que la ilustran bien como aquella de quien se decía que era “puño de hierro en guante de seda”.

Sin embargo, la dificultad de la asertividad no es cuestión de conocimiento sino de aplicación. Sí que es verdad que, como siempre, todo empieza por “darse cuenta”. Pero la dificultad principal de las habilidades siempre tiene que ver con cambiar hábitos. Y en esto de la asertividad todos tenemos nuestra tendencia.

Según parece, parte de nosotros tenemos tendencia a “ser duros con el problema y la persona” (versión humana del “atacar” animal) mientras que otros la tienen a “ser suaves con el problema y la persona” (“huir”). Esto es cuestión de cuál sea tu estilo social. Las consecuencias de estas actitudes son tanto malas en un caso como en otro y nos alejan de ser productivos y eficaces. Cuando tu tendencia te lleva más a evitar conflictos que a tenerlos, las interrupciones pueden ser uno de los mayores obstáculos a tu productividad.

¿CÓMO GANAR TIEMPO PARA TÍ MISMO Y TUS PROPIAS TAREAS?

La utilización de un sistema de productividad como GTD es en sí algo que nos ayuda a ser más asertivos ya que nos hace tomar más conciencia de nuestras prioridades y de cómo utilizamos el tiempo. Sin embargo, y aunque GTD nos dice cómo tenemos que gestionar las interrupciones, nuestra tendencia a evitar la tensión interpersonal puede hacer que caigamos en aceptar interrupciones que desmontan nuestra productividad. En este punto quizás te puedan ayudar estas pautas:

1. Cambia tu percepción. Lo que los demás necesitan de tí es “presencia plena” o calidad de escucha y atención. Frecuentemente no se trata de darles cantidad de tiempo sino calidad. Muchas veces damos cantidad de tiempo pero no estamos totalmente presentes y eso se nota… Perfectamente puedes, por ejemplo, empezar una reunión poniendo tu reloj encima de la mesa (para lanzar un mensaje de atención al tiempo), sonriendo, mirando a los ojos de tu(s) interlocutor(es) y dedicando la mayor parte del tiempo a escuchar y preguntar.
2. Planifica tus conversaciones siempre que sea posible. ¿Puedes posponer el tema con el que te vienen para otro momento?, ¿Puedes contribuir a sustituir una cultura de “no-interrupciones” por otra de citas en calendario?
3. Gana eficiencia en tus encuentros. Trata de ofrecer tiempos algo más ajustados (¿Cuál es el tiempo máximo que debería dedicar?, ) y se asertivo en el cierre de las reuniones (por ejemplo puedes avisar con antelación “me quedan 5 minutos”, e introducir la pregunta-clave de todo cierre “¿cuál es la próxima acción?”).
4. Plantéate un objetivo de eficiencia como, por ejemplo, ganar media hora al día siendo más riguroso con el tiempo que dedico a mis reuniones. Y no caigas en la trampa de utilizar el tiempo ganado para tener maś reuniones…