Gestión del tiempo

Para la disertación de hoy usaré la matriz de descubrí hace años en el libro de Stephen R. Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, en la que segmentan las tareas cotidianas en cuatro grupos según sean más o menos importantes y más o menos urgentes:

Partiendo de esta matriz, les sugiero que traten de ubicar sus tareas cotidianas en cada uno de los cuatro cuadrantes y reflexionen sobre ellas.

• Cuadrante 4.- ¿han asignado alguna tarea a este cuadrante? ¡¡Hay que ir muy sobrado de tiempo para gastarlo en ellas!! Piénselo.
• Cuadrante 3.- aquí aparece la típica confusión de siempre: ¿para quién son urgentes estas tareas? Le recordaré una frase que escuché un buen día y que siempre llevo en mente desde ese instante:

   Y esta premisa suele cumplirse casi siempre. ¿Realmente cree que las cosas poco importantes requieren tanta dedicación, por muy urgentes que sean algunas. ¿Para quién son urgentes? ¿Para usted? ¿Para otros?

Despachados los dos cuadrantes referidos a los asuntos NO importantes, paso a detallar los dos superiores, los de las cosas importantes de verdad.

• Cuadrante 1.- ¡¡Estas tareas sí que hay que hacerlas!!, pero cuidado, preguntándose lo mismo que en el apartado anterior: ¿para quién son importantes? Es un defecto generalizado de los jefes pedirnos las cosas “para ayer” y aunque no podamos hacer mucho por evitarlo, sí debemos tener la precaución de saber que hay más cosas igual de importantes que las que aparecen en este cuadrante, como veremos en el siguiente apartado.
• Cuadrante 2.- Finalmente, estamos ante el cuadrante más relevante de todos: el de las cosas importantes pero NO urgentes. Hay que tener mucho cuidado con ellas; el hecho de que no sean urgentes suele conducirnos al descuido, al olvido, a postergarlas mientras nos dedicamos a las tareas del cuadrante 1. Pero ¡¡ojo!!, son cosas importantes. Conviene tomar conciencia de ello y dedicarles un hueco en la planificación, no sea que se nos queden demasiado atrasadas y nos acaben generando un serio problema.

Realizado este planteamiento, haré unas cuantas reflexiones:

Si una persona tiene demasiadas tareas ubicadas en los cuadrantes 3 y 4, desde mi punto de vista es un imprudente: está gastando demasiado tiempo en tareas no importantes, tiempo que se lo tiene que sacar a las cosas que sí importan.

Si una persona tiene demasiadas tareas ubicadas en el cuadrante 1, debe también reflexionar sobre su día a día. Las tareas urgentes conllevan una alta carga de estrés y, por ello, no deberíamos tener demasiadas. A veces se nos acumulan tareas de esta premura porque quien nos dirige “va pillado para todo” y nos traslada las órdenes cuando ya casi no queda tiempo para implementarlas. ¡¡Es un serio problema trabajar con personas así!! Al final estas prisas “de los otros” nos suelen pasar una factura muy cara en términos de salud. Le aporto esta reflexión para que la tenga en cuenta y actúe dentro lo que sea posible.

Por otro lado, a veces se nos acumulan las tareas en este cuadrante por nuestra culpa, NO por culpa de otros. Si es así, quizá sea el momento de que usted se replantee sus competencias personales y reflexione sobre sí sabe organizarse de modo óptimo o debe hacer un “reset” en su rutina y reiniciar nuevamente su programación de un modo más ordenado.

Finalizo trasladando estas ultimas reflexiones a todos aquellos que ejerzan posiciones de responsabilidad sobre otras personas. En primer lugar, le animo a que piense en las consecuencias que su “desorden” puede tener para los demás: ¿les está generando una carga de estrés excesiva a sus subordinados por no saber organizarse bien y no pedir las cosas con la antelación suficiente? Es una cuestión muy importante para reflexionar, porque en no pocas ocasiones el descontento de los subordinados tiene mucho que ver con la presión emocional a la que la que se ven sometidos por culpa de las  “debilidades” organizativas de sus superiores.

En segundo lugar, si es usted mismo el que –por no saber organizarse- está trasladando demasiadas cosas al cuadrante 1, ¿cómo espera liderar a los demás si no es capaz de hacerlo consigo mismo? ¿no cree que va siendo hora de corregir esta carencia? Una de las competencias imprescindibles en quien pretenda gestionar equipos de personas es hacer una perfecta planificación de su día a día. No olvidemos que la función principal de un mando intermedio es motivar al personal a su cargo, y para ello hace falta tiempo para estar con ellos. Si su burocracia diaria es tan desastrosa que no consigue encontrar huecos para salir con sus delegados, ¿cree usted que está realizando un buen liderazgo?

Esto es todo por hoy. Feliz jornada.

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