Observo desde hace mucho tiempo que muchas aplicaciones de productividad confunden estos dos conceptos: Acciones Delegadas y Acciones “Esperando por”. No he hecho una encuesta, pero probablemente esta confusión provenga de que la mayoría de la gente tampoco tenga muy clara la diferencia. Vamos pues a tratar de aclararla con un par de definiciones y un ejemplo.
Definiciones
Acción “GTD” Una tarea física elemental, de muy breve duración, cuya realización es inmediata Acciones Delegadas Un acción GTD cuya ejecución corresponde a una tercera persona. Acciones “Esperando Por” Una acción que no puede ejecutarse hasta que se ejecute otra acción o suceda un evento que no dependa de nosotros.Comentario
Como podéis ver la clasificación podría ser más exhaustiva. Por ejemplo, podría distinguir entre acciones que he delegado yo en el sentido normal del término, y acciones que originalmente correspondían a otra persona, o también añadir otra categoría para las que he encargado hacer a un profesional externo, etcétera. Pero francamente, me parece exagerado para los propósitos de la productividad personal. Si queréis podrías llamar a las acciones delegadas, “acciones externas” y “acciones propias” para enfatizar que lo importante es si las acciones las tengo que realizar yo personalmente o corresponden a otra persona.
De la misma manera también podemos (y deberíamos) hablar de proyectos delegados y proyectos “esperando por”; y siempre es bueno llevar cuenta de estos en nuestra herramienta de productividad (agenda, aplicación, chisme electrónico, etc…)
En todos estos casos, es imprescindible anotar no solo que la acción está “esperando por” o ha sido “delegada” sino también por qué está esperando o a quién ha sido delegada. De la misma manera es conveniente poner un recordatorio en el calendario que nos avise con tiempo para revisar la acción “delegada” o “esperando por”; no sea que cuando decidamos actuar (“Manolo, o me entregas las copias ya o se lo paso a Copias Ejemplo Noexiste SA”) ya sea demasiado tarde.
Ejemplo
Tengamos como ejemplo solicitar una subvención. Las partes relevantes del proyecto (para nuestros fines) sería dos
- Solicitar Certificado Purrupú a Dirección General de Paripós -> Acción Propia
- Preparar la instancia de la subvención -> Acción Propia
- Tramitar Certificado Purrupú -> Acción Delegada a Dirección General de Paripós (poner contacto concreto si se sabe)
- Presentar Instancia y el Certificado Purrupú a la Dirección Territorial de Subvenciones Generosas ->Acción Esperando por (que la Dir General de Paripós tramite la subvención)
Tanto solicitar el Certificado Purrupú como Preparar la Instancia son acciones “propias”, porque las voy a hacer yo mismo. (Podría haberlas delegado a un profesional, pero digamos que es fácil, tengo tiempo y prefiero hacerlas yo mismo). Tramitar el certificado es algo que no puedo hacer por Ley (solo faltaba) así la he “delegado” al organismo público correspondiente. Por último, no debo presentar la instancia sin el certificado, por lo que esa acción está esperando a que el certificado se tramite. Cuando el certificado esté hecho, sin embargo, Presentar Instancia dejará de estar esperando y podré ejecutarla yo mismo (propia) o encargársela a alguien. (“Manolo, te vas a la Dirección Territorial de Subvenciones Generosas y me presentas estos papeles en el registro”).