GTD en Outlook

Openphotonet

Para quienes utilizan frecuentemente la suite Office de Microsoft, pueden a través de sus aplicaciones adaptar el flujo del método GTD con muy buenos resultados. En mi oficina he creado este método basado casi íntegramente en Outlook para llevar las tareas del trabajo. Para las tareas personales utilizo Gtd Agenda, y también he logrado integrar ambos sistemas enviando tareas por email a mi cuenta de Gtd Agenda.El método es el siguiente:
Recopilar:La etapa de recopilación es a través de notas en mi cuaderno de apuntes, notas en el sistema One Note y los correos electrónicos que llegan a mi bandeja de entrada.Procesar:Cada apunte y correo electrónico que no pueda ser ejecutado bajo la regla de los 2 minutos, se convierte en una tarea de OutlookOrganizar:La tareas las clasifico  en tags de colores como: próximas acciones (rojo), en espera (amarillo), más adelante quizás (verde), proyectos (azul).Mediante una vista personalizada de la tareas, puede verlas todas ordenadas según su color y clasificación.Hacer:Las tareas en rojo (próximas acciones) las agendo en el calendario de Outlook según su impacto y urgencia, con lo cual puedo organizar mis tareas a través del día y la semana. Las tareas en espera, son por lo general actividades de confirmación y seguimiento, para ellas dejo una porción de tiempo diaria para gestionarlas.Revisar:Tal como dice David Allen, la clave del sistema GTD es la revisión semanal, yo invierto un par de horas a la semana para realizar esta revisión los viernes en la mañana. Aquí hago un repaso por las 3 fuentes de recopilación, verificar las tareas terminadas, reagendar las que no terminé, etc.A continuación un simple esquema del modelo