“Organízate con Eficacia” no fue escrito para afrontar las tareas rutinarias. La principal misión de David Allen fue afrontar precisamente un mundo empresarial en el que había que estar listo para cualquier cosa instantáneamente.
GTD me funcionó muy bien durante las oposiciones. Entre los diferentes exámenes y convocatorias, los cambios de temario y los imprevistos de la vida, había el suficiente caos. Pero lo curioso es que una vez siendo funcionario me he tenido que amoldar a procedimientos fijos y precisos. Al principio parece un galimatías, pero una vez aprendidos los pasos de la administración, estos son fijos. Dicho de otra manera, en la inmensa mayoría de los casos no necesito planificar nada.
En estos casos planificar un proyecto hasta la mínima tarea supone un coste en eficacia. Sé, que después de preparar un formulario de resolución, viene subirla a firmas, luego viene la redacción de la notificación, el envío de todo el paquete a los subalternos para correos y el original para el archivo. Conozco cada paso del procedimiento, mi única preocupación es que una interrupción me haga perder el hilo u olvide lo que tengo que hacer.
Sólo la próxima tarea
Una solución es anotar sólo la próxima tarea. Normalmente sería criminal hacer esto en GTD, porque supone imprecisiones y falta de concreción en el plan del proyecto, que sólo se vería a largo plazo. Pero lo cierto es que ya sé cada paso sin género de dudas. Tras la subida a firmas de una resolución, sólo puede venir su rechazo -con las correcciones que ordenen- o su firma, en cuyo caso viene el registro de la resolución, la redacción de la notificación, la subida a firmas de la notificación, la aceptación o rechazo de la misma por el jefe, su registro y, por último su envío a subalternos y archivo. (Estrictamente hablando en GTD todos éstos serían proyectos).
Listas prefabricadas
Prefiero las listas prefabricadas, lo que viene a ser la traslación de un protocolo a GTD. Estas listas se pueden almacenar en evernote, por ejemplo, con un título del tipo “Lista de tareas para Reconocimiento de Servicios Previos a la Administración Pública” (en la realidad uso una abreviatura). En cuanto se presenta la situación, se copia y pega y listo. Si acaso se añaden las modificaciones apropiadas para el caso concreto.
De esta manera se puede mantener la segura ortodoxia de GTD sin perder eficacia. Y me encanta la segura ortodoxia en mi trabajo, muchas gracias.
Esta idea la aprendí de…
Si un plan sale bien, consérvalo.En mi seminario, nuestro padre espiritual, Don Miguel Lantigua era el encargado de organizar las fiestas en las que se recibía gente “de fuera”. Ese trabajo se sumaba a todas sus otras responsabilidades y sin embargo todo salía bien a pesar de no contar con más empresa de catering que un grupito de seminaristas entre los que me incluía yo -una perspectiva aterradora-. Su truco era contar con un plan prefabricado que sólo había que implementar: las compras, las decoraciones, la preparación de la liturgia y un largo etcétera estaban previstas de antemano.
¿Puedes pensar en otros ejemplos? ¿Pilotos, mecánicos de aviones, médicos, personal de rescate, ¿quién más?
Creando tus planes de contingencia
A diferencia de un ejército no es probable que tengas que enfrentarte con decisiones de a vida o muerte. Ni tampoco dispones de un Estado Mayor experimentado que pueda estudiar en frío todas las posibles circunstancias de la vida.
En vez de eso, cuando veas que un proyecto es de una clase que vas a repetir y te ha salido bien.
1 Conserva tu lista de tareas para otra ocasión
2 Archívala adecuadamente
3 Cuando llegue la ocasión implementa tu plan
Y es que hacer retoques a un plan existente y exitoso es mucho más fácil que empezar de cero.
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