Guía para elaborar un protocolo

Por: Jaime Alberto Quintero Velásquez

1. ¿QUÉ ES?

Un protocolo es una síntesis que reorganiza, ordena y jerarquiza los puntos más relevantes tratados durante un evento. Consiste, primera instancia, en una descripción objetiva de los temas, hechos o sucesos acaecidos durante la sesión o reunión y, en segundo lugar, es un producto escritural o registro que narra, de manera precisa, el desarrollo de los aspectos fundamentales de un trabajo realizado.
2. ¿QUÉ NO ES?

Un protocolo es más que un acta, es decir, va más allá de recapitulizar de manera cronológica y puntual cada uno de los sucesos ocurridos en un evento o reunión. Tampoco un protocolo es un simple resumen: No se limita a presentar una síntesis global de un tema genérico. De igual manera, el protocolo no es un ensayo crítico sobre un determinado proceso de trabajo. Y, menos todavía, un protocolo consiste en una compilación de opiniones sueltas, expuestas a lo largo de una sesión, encuentro o seminario.
3. ¿CUÁL ES SU IMPORTANCIA?
El protocolo, como instrumento de trabajo y seguimiento de un proceso, es importante porque permite, entre otras cosas:
a. Convertir las opiniones sueltas en enunciados con sentido.
b. Enterar a las personas ausentes de un trabajo desarrollado durante algún tipo de sesión.
c. Concentrar la atención de los participantes hacia los temas prioritarios de una exposición, a la vez que dirigirla de manera consciente.
d. Reforzar el proceso de enseñanza – aprendizaje en tanto la reconstrucción de un proceso permite fijar con mayor fuerza campos de información.
e. Contar con una descripción narrada de primera mano que posibilita construir la memoria de un proceso y, al mismo tiempo, registrar las decisiones fundamentales que se tomen en el curso de la discusión.
f. Conocer las distintas formas y maneras como los participantes de un evento interpretan la experiencia, resaltando determinados hechos o enfatizando algunos puntos.
g. Identificar aquellos temas en los cuales el grupo logró una adecuada o inadecuada asimilación de los contenidos. De la misma manera, detectar cuáles temas eran importantes y pasaron desapercibidos por el grupo, o los vacíos que deben cubrirse en posteriores oportunidades. Y finalmente, evidenciar las zonas de consenso en tomo a decisiones, asuntos o problemas.
4. ¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?
Por su valor de registro, el protocolo debe tener una estructura lo suficientemente ágil y concreta como para que cualquier lector pueda enterarse, sin gran dificultad, de lo ocurrido durante el evento que se describe narrativamente. Por lo mismo, es recomendable que un protocolo contenga las siguientes partes:
a. Una identificación de la situación: Lugar geográfico, fecha, hora, ambiente espacial, objetivo o motivo del evento, participantes, duración, momentos de la sesión, etc.
b. Descripción de las actividades: Si se hizo mediante una exposición o en trabajo de grupo, si fue realizando un taller o una plenaria, o un grupo focal o una dinámica de observación, etc.
c. Temas tratados en orden de importancia: Cuáles fueron las columnas vertebrales de la discusión, cuáles las líneas – fuerza que soportaron el desarrollo del evento. Aquí es donde el trabajo de escritura es de suma importancia, pues no se trata de enumerar los temas, sino de desarrollarlos narrativamente.
d. Decisiones a acuerdos fundamentales a que se llegaron: Pueden referirse al inmediato o largo plazo, pueden haber surgido durante el desarrollo del evento y no siempre al final, pueden no haberse evidenciado como decisiones de manera explícita por lo cuál, hay que inferirlas.
e. Tareas asignadas, compromisos establecidos, responsabilidades: es el puente de conexión entre uno y otro evento o entre sesiones. Pueden constituir en: lecturas asignadas, trabajos por realizar, ejercicios formales y no formalizados, productos de diversa índole, etc. Es clave para registrar la importancia de la tarea dentro del proceso, y si hay responsables directos o si es una responsabilidad grupal.
Referencia:
QUINTERO VELÁSQUEZ, Jaime Alberto. Guía para elaborar un protocolo [En línea]. En: Página Web FUMC: Fundación Universitaria María Cano. Consultada el: Domingo, 27 de abril de 2008. < i="2740&id=">