Haz tu propia agenda, con fichas

¿Hipster PDA? Los veteranos ya saben de lo que hablo. Antes de los smartphone había una cosa que se llamaba PDA, que, muy a lo bruto, sería como un smartphone pero sin llamadas. Mi favorita era la Palm M100, que venía con aplicaciones de calendario, lista de tareas, notas y directorio de teléfonos. Entonces, como broma, empezaron a hablar del hipster PDA, que sería un PDA hecho de cartulina, de fichas de cartulina, exactamente.

Hipster PDA: Construcción

1. Consigue unas fichas de cartulina
2. Júntalas con una pinza¹ o una goma elástica.

Hipster PDA: Empleo

¿Te pareció demasiado sencillo? Bueno eso era el componente material; el hardware, como si dijéramos; en cuanto al software lo tendrías que poner tú, en forma del sistema de productividad que quieras usar. Con estas tarjetas podrías implementar el famosos sistema de David Allen GTD², usuarlo como libreta de billetera o como una agenda convencional, numerando las tarjetas para indicar los días.

ZTD

Yo voy a proponerte ahora ZTD, meramente como un ejemplo³. ZTD, es un sistema minimalista de productividad que puede resultar más que suficiente para la mayoría de los estudiantes y para muchos trabajadores. Es, en cierto sentido, una forma simplificada de GTD y puede servir como camino de aprendizaje hacia sistemas de organización personal más ambicioso. Si nunca te has organizado siguiendo un sistema te aconsejo que empieces por ZTD; si se te quedara corto ya habrás alcanzado los hábitos y destrezas básicas que te permitirán asimilar GTD sin dificultad.

Primera Ficha: Entrada En la primera ficha escribe entrada; en ella irás anotando todas las cosas que tengas que hacer según te vengan a la mente y mientras no estés muy seguro de las tareas concretas que implica. Supón que te interrumpen y te dicen que tienes conseguir un certificado raro X47/2A. De momento lo anotas en entrada y cuando tengas tiempo ya lo guardarás mejor.

Segunda Ficha: TMI En ZTD las TMI son las tareas más importantes, aquellas que si las terminas puedes dar el día por victoria aunque te queden sin hacer las pequeñas tareas.

Tercera Ficha: Acciones Aquí tendrías una lista general de acciones concretas. En el caso del certificado X47/2A podrían ser “buscar en la página web de la Dirección General de Asuntos”, y, según lo que encuentres en la página, “reunir la documentación”, “pagar la tasa” e “ir a la Dirección General de Asuntos Raros”.

Cuarta Ficha: Esperando Aquí anotas todas aquellas tareas que estás esperando que la haga otro. Anota siempre a quién se lo has encargado y la fecha en que debe estar terminado.

Quinta Ficha: Hoy La llamo hoy, pero deberías encabezarla por la fecha real. En ella anotamos todas las citas que debemos hacer hoy sin falta, como asistir a una reunión, ir al partido o el cumpleaños de tu hijo.

Sexta Ficha: Esta Semana Como hoy, pero referido a la semana actual. Para cada cita o acción anota la fecha en que debe estar terminada.

Séptima y Octava Ficha: Este mes y Largo Plazo Como Hoy y Esta Semana pero referidos respectivamente al mes actual o más allá del mes actual.

Novena ficha: Proyectos Dedica una ficha a cada proyecto importante, los proyectos más sencillos y rutinarios, pueden manejarse con la lista de acciones, pero un proyecto puede necesitar una o más fichas para el solo. ¿Qué anotarías en la ficha? Al menos:

• Nombre del Proyecto
• Fecha Límite
• Descripción
• Archivo (Dónde esta la documentación)
• Acciones (Lo que se ha hecho y lo que está por hacer)

Fichas en blanco Ten, además unas diez o veinte fichas más; te servirán para cuando te quedes sin espacio, reponer las fichas usadas, escribir borradores, anotar ideas, información e incluso para compartir información con otra persona. ¿Me das tu email? Ay… no tengo dónde escribir y el móvil sin batería…

Cositas finales:

Resumen de ZTD

Pretendo, pronto, ofrecer un resumen extenso de Zen To Done en español, de unas cinco mil palabras, que vienen a ser como media hora de lectura yendo despacito y con cuidado. Cuando esté, os lo anunciaré aquí, junto con los enlaces al PDF y al libro electrónico para descargarlo.

Secreto

Este sistema no se puede llevar en Evernote, en un bloq de notas, en papel, en un cuaderno, en una carpeta de anillas, en un editor de texto o cosas similares. Es ilegal y la policía de sabiavida te perseguirá.

Tampoco se puede adaptar, ni mejorar, eso es un crimen.

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Notas

1. La pinza es mejor con pocas fichas; si necesitas muchas es mejor la goma elástica.
2. Getting Things Done, traducido en español como Organízate con Eficacia
3. Esta es solo una posible interpretación de Zen to Done, ZTD, basada en mi propia experiencia. Si puedes simplificar más hazlo, si necesitas detallar más hazlo también.