Herramientas de Productividad Simple 2 — Kanban GTD

¿Kanban o GTD?

Si alguien piensa que un kanban puede sustituir a GTD, o que con mi pequeño artículo puede ignorar a David Allen, pues se siente. Aquí de lo que voy a hablar es de un kanban que estoy usando personalmente para implementar las listas de tareas (acciones en terminología gtd) y proyectos de GTD, dentro del contexto de mi trabajo, nada más. Dicho con estas salvedades, sí un kanban es mi sistema de confianza, que me ha demostrado ser seguro, rápido y eficaz. ¿Quieres verlo?.

Mi pequeño kanban

Proyecto

Responsable

Por Hacer

Espera

Haciendo

Hecho

Notas

Proyecto 1 en negrita

1/8/12!

* Tarea 1.1

1/7/12

Informe Juan 2/7/12

5/7/12!

Proyecto 2

1/8/12!

En Evernote

* Tarea 2.1

Pepe

13/8/12

21/8/12

* Tarea 2.2

Tarea 2.1 13/8/12

Estructura

Como ves, tengo siete columnas: Proyectos, Responsable, Por Hacer, Esperando, Haciendo, Hecho y Notas. Tengo además una línea por cada proyecto o tarea. En este caso hay dos proyectos, distinguidos por ir en negrita y tres tareas iniciadas por un guión; la primera del proyecto 1 y las dos restantes del proyecto 2

Proyecto

Para ser estrictos, debería haberla titulado Proyectos y Tareas pues eso es lo que contiene. Recordemos que para GTD un proyecto no es otra cosa que un conjunto de acciones ordenadas a un fin. Por ello resulta necesario agrupar las tareas bajo un proyecto y no encuentro una manera más gráfica que dedicar la primera línea al primer proyecto y las sucesivas a las tareas del proyecto hasta que llegue el siguiente proyecto y así sucesivamente.

nombre de proyecto expresivo y claro

El nombre del proyecto va en negrita por referencia visual. Pero más importante que eso, recomiendo escoger un nombre para los proyectos expresivo y claro. Por ejemplo: Informe sobre el recurso alzada 12/2012 interpuesto por Don Pepito Grillo es mejor que Infor 12/12. Recuerda que sólo tienes que escribirlo una vez y si tu trabajo se quedara paralizado por cualquier razón –no debiera ocurrir en un recurso de alzada– necesitas asegurarte que no vas a perder el tiempo tratando de recordar.

En cuanto al nombre de las tareas, pues lo mismo, salvo que el formato debe dejar claro que son tareas y no proyectos. Como he usado negrita para los proyectos, me quedo con letra normal para las tareas. Sin embargo, y para más seguridad, que entro a trabajar a las 7:00 y no siempre estoy muy despierto, le añado un *.

Responsable

En la columna responsable apunto la persona encargada de cada tarea; o la dejo vacía si yo mismo soy el responsable. No le veo sentido a llenar el kanban con mi nombre y, además, dado que la mayoría de las tareas me corresponde a mí, es más sencillo descubrir aquellas tareas que corresponden a otras personas.

Por Hacer

Desde cuando una tarea o proyecto está por hacer, anoto la fecha y punto. Si necesito más información lo pongo en notas.

Si una tarea sólo puede hacer en un determinado día la finalizo con un signo de exclamación. Esto permite usar el kanban para administrar también tus reuniones, por ejemplo, aunque personalmente uso un recordatorio, una especie de tickler file en excell.

Esperando

Aquí pongo una referencia breve a lo que se está esperando, y desde cuando. Por ejemplo la Tarea 2.2 está esperando a que se finalice la Tarea 2.1 desde el 13 de agosto de 2012. Esto es importante porque casi siempre esto depende de otra persona y de esta manera puedo controlar si se retrasa para poder recordárselo.

¡Cuidado!

Esto no es sólo para jefes.

Puedes estar esperando a que:

• A que un jefe te dé su aprobación
• A que un compañero te haga una tarea en la que está especializado
• A que un cliente haga algo
• A que el servicio técnico repare la impresora

En todos estos casos necesitas llevar cierto el control. Es cierto no puedes mandar a un cliente, pero sí puedes hacer una llamada, y no puedes decirle a tu jefe lo que tiene que hacer, pero si recordarle que el Proyecto Tal requiere que el apruebe tal o cual presupuesto, por ejemplo. Eso o que te ascienda ^_^

Haciendo

Simplemente la fecha en la que iniciaste una tarea concreta. Lo ideal es no tener más de una o dos abiertas; si tienes más de tres, empieza a cerrar, a terminar lo que empezaste. Además el dato de la fecha te dará información de cuanto tiempo tardas en hacer las cosas o, una tarea en concreto, y analizar las desviaciones

Hecho

antes de 2/1/13!

En la columna hecho puedes anotar una o dos fechas. Las fechas que finalizan con un signo de exclamación 2/1/13! indican la fecha límite de una actividad. Las fechas sin ese signo indican cuando se terminó la tarea en realidad.

Notas

Unas breves notas, libre, pero si pasa de una línea recomiendo usar evernote u otro sistema. Simplemente deja una referencia de la nota (donde está y de qué va).

El Excell

Puedes usar un cuaderno escolar tamaño A4

Este artículo va acompañado de un excell que puedes usar y descargar a mi salud. Lo uso sin problemas tanto en el MS Office de la oficina como en el Libre Office de mi casa y viene con un par de huevos de pascua no muy escondidos.

Por favor, probadlo y, si os gusta, usadlo, pero siempre adaptadlo a vuestras necesidades e id mejorándolo poco a poco. De hecho, hay algo que no os he contado todavía, un punto importante… dadme unos días, sólo unos días…