La herramienta gtd universal

Es el hombre, no el aparato ~ Chuck Yeager

Hace ya algún tiempo que veo entre los blogs de productividad la intención de buscar o por lo menos hacer patente la demanda por una aplicación gtd integrada que implemente todos sus elementos en un solo entorno. Al mismo tiempo recalcan que de las muchísimas aplicaciones en el mercado ninguna todavía responde a nuestras expectativas. Y prometen riquezas sin fin para el voluntarioso programador que se anime.

Va a ser difícil

En primer lugar haría falta que programador conociera y usara gtd habitualmente. Y esto es más complicado de lo que parece, porque en realidad gtd no es un sistema de productividad sino una aproximación sistemática a la productividad.

Queda en manos del usuario convertir esa aproximación sistemática a un sistema concreto atendiendo sus propias necesidades y circunstancias. No es lo mismo un estudiante que un funcionario o que un comercial. Todos pueden beneficiarse de un gtd ortodoxo pero todos desearán herramientas específicas.

Por otro lado no debe olvidarse que GTD es para mucho un sinónimo borroso de “organizarse” o incluso de “herramienta chula de productividad” e incluyen aquí las diversas derivaciones que GTD ha tenido y tendrá.

Esperando a Godot

Por lo dicho creo muy difícil creqr uba aplicación que haga feliz a todo el mundo. Pero dejaré esa dificultad a los desarrolladores. ¿Nosotros qué podemos hacer?

Desde luego no esperar a la aplicación perfecta. Creo que nos enterrarían leyendo el último folleto del anuncio de la aplicación GTD universal. En cuanto a desarrollar una aplicación para nosotros mismos, me parece que voy a pasar pues me faltan conocimientos y capacidad comercial para una empresa así. Imagino que serán también las circunstancias de la mayoría.

Siendo prácticos

En vez de lo anterior la solución es integrar en lo posible diversas herramientas tanto informáticas como físicas en nuestro sistema. Quiero decir que el calendario de google puede usarse muy bien como calendario GTD. Sólo falta que el usuario sepa lo que está haciendo. Para gestionar listas y proyectos hay aplicaciones a mansalva. En mi opinión es mejor que encontréis la más flexible posible para que podáis implementar en ella vuestro sistema GTD, y que lo implementéis de la forma más rígida posible.

Sí, has leído bien: escoge una aplicación flexible para que sirva a tu sistema, pero sométete tú a la más férrea de las disciplinas cuando implementes tu sistema.

Todo esto es posible y hasta elemental si sabes GTD.

La aplicación no sustituye al conocimiento

Es un error bajarse una aplicación de GTD y suponer que el software va a ser organizado por tí. Puede, eso sí, facilitar el aprendizaje, pero no lo sustituye. Ni tampoco puede sustituir la disciplina de hacer las revisiones semanales o de anotarlo todo, todo y todo.

El camino correcto es empezar por una introducción a GTD, seguir por leerse el libro y aplicarlo inmediatamente. Al principio se cometerán errores y no se sabrá que aplicación se necesita hasta que por fin lo pilles. Y luego, con el tiempo te darás cuenta que necesitarás cambiar medios, procedimientos y herramientas según cambian tus responsabilidades. El aprendizaje de GTD es contínuo porque evoluciona contigo.

De ahí la necesidad de que la aplicación sea flexible y que empezar por papel o un simple archivo de texto sea una buena idea. Por eso no os voy a recomendar aplicación alguna. Si realmente necesitáis una aplicación buena estoy seguro que Jeroen Sängers o Berto Peña os atenderán muy bien. Pero seguid conmigo un momento más, lo que viene es decisivo.

Disciplina como agua

El agua sigue su camino hasta que encuentra un obstáculo y entonces o lo rodea o lo arrastra. Así también debe ser nuestra disciplina al usar GTD, pequeños saltamontes. Mientras el sistema funcione bien hay que seguirlo perfectamente

¿Cuándo cambiar?

Cuando

1. Se han hecho las cosas bien
2. Pero el resultado ha sido peor de lo esperado o deseable

¿Qué tipos de cambios?

Cambios pequeños, cambios kaizen. No esperéis a perder el control de verdad. (Os pasará, ya os lo digo, como a todo el mundo, pero minimizadlo). Buscad pequeños problemas, id de “safari” en vuestra revisión semanal e ir arreglando las anomalías según se presenten.

Tú eres Godot

La herramienta gtd universal no es una aplicación, sino el usuario. Eres tú quien ha de convertir las estrategias en un sistema integrado y para hacerlo necesitarás combinar varias herramientas, hacer pruebas e ir cambiando sobre la marcha, hasta dar con lo que te sea efectivo. Asume esa responsabilidad porque a un extraño que no te conoce le va a ser muy difícil organizar tu vida.