La libreta de billetera

Se te olvidan las cosas, ¿qué puedes hacer? Muchas cosas; empieza por la libreta de billetera. Llamo libreta de billetera a una libreta que no es más grande que una billetera y que, por eso, cabe cómodamente en un bolsillo. ¿Qué haces con ella?

Apúntalo todo

Leo Babauta en Zen to Done, David Allen y muchos otros recomiendan tener una bandeja donde pones todas las cosas nuevas que te van llegando pero que no tienes tiempo de hacer inmediatamente: la bandeja de entrada. La libreta de billetera funciona de una manera similar, solo que para tus ideas, tus encargos y tus tareas.

Estás trabajando, te llaman al teléfono, —Oye, que mañana quedamos a las nueve, compra las entradas, ¿vale? Y ahora vuelta a eso tan pesado que tenías que hacer, vuelta a concentrarte en la pantalla, porque hay que entregarlo mañana y ya habrá tiempo por la tarde para prepararlo todo y, ¡varaburgar! se ha colgado el ordenador. Re-inicias. ¿Por dónde ibas? Ah sí. Entra un familiar —Te toca sacar la basura. —vale, vale. Al día siguiente llegas a las nueve, sin las entradas.

Tarea nueva, tarea apuntada

Estás trabajando, te llaman al teléfono, —Oye, que mañana quedamos a las nueve, compra las entradas, ¿vale? y anotas lo que tenías que hacer. Lo anotas en la misma vieja libreta de billetera de siempre, la que llevas a todas partes, la que consultas varias veces al día. Tarea nueva, tarea apuntada. Reunión nueva, reunión apuntada. Compromiso nuevo, compromiso apuntado. Deja tu cerebro libre, cien por cien concentrado en lo que que tienes que hacer ahora. No lo sobrecargues intentando recordar miles de pequeñas cosas que no tienen nada que ver con lo que estás haciendo en cada momento. Para eso está el papel; para eso está tu libreta de billetera.

¿Qué no la tienes? ¿Qué se te olvidó? Anota donde sea, quizás en un archivo de tu mismo ordenador, en una aplicación especializada, en el móvil, celular, tableta, post-it o hasta en tu mano si no tienes otra cosa.

Cómo anotar

Anota como sea. Lo fundamental es que quede todo escrito, bien y claro. Ante la duda, escribe más y haz la letra grande. De nada sirve anotar si no entiendes tu letra o lo entiendes mal. Eso es lo fundamental.

Después de eso, sin dejar páginas en blanco, escribe la fecha de hoy, pon una línea horizontal debajo y anotas tu primera tarea del día, idea o lo que sea. Después de cada elemento, pones otra línea horizontal y así hasta acabar el día. No trates de que te quede demasiado prolijo, basta con que sea legible. Te interesa ser veloz, claro y conciso, para poder volver con confianza a tu tarea actual, para que siempre sepas que todo esta en tu libreta y que no tienes que preocuparte de nada y sabiendo que cualquier idea que se te ocurra la puedes anotar en segundos, sin perder tiempo.

Haz de repasar tu libreta de billetera varias veces al día. Al menos al empezar y al acercarse el fin de la jornada; así te aseguras que tienes todo controlado. Ve desde la primera página donde te quede algo por revisar –¡márcala!– y sigue hasta el final de hoy. Tacha con dos líneas, no con borrones que te interesa poder leerlo después, todo aquello que hayas hecho o que hayas decidido que no vas a hacer. —Oye, lo siento, que no puedo ir porque tengo otro trabajo y… Si se lo has encargado a otra persona, anótate un recordatorio, “Avisar a Pepe el viernes de que su parte del trabajo es para el lunes si todavía no lo ha terminado”

La libreta de billetera complementa muy bien a la clásica agenda o al calendario. En la libreta anotas provisionalmente todas las cosas y pasas a la agenda o al calendario las que tienen que hacer en o antes de una fecha. Ten en cuenta que las agendas son a veces muy grandes para tenerlas siempre encima, el cuaderno de billetera, sí.

Lista resumen

1. La libreta de billetera cabe cómodamente en un bolsillo.
2. Mejor barata. Es una herramienta de trabajo, no arte. Las caras a veces te imponen la necesidad de escribir “bonito”.
3. Tu libreta siempre contigo.
4. Empieza cada día con la fecha.
5. Tarea nueva, tarea anotada.
6. Tu cerebro siempre 100% concentrado, no recordando miles de cosas.
7. Escribe claro, conciso y rápido.
8. Repasa tu libreta de billetera varias veces al día.
9. Tacha, no emborrone, lo que ya está hecho.
10. Si encargas algo a otra persona, anótate un recordatorio.

Notas

• Especialmente recomendada para estudiantes y jóvenes
• Si es necesario puede combinarse con otras herramientas: agendas, móvil, aplicaciones…