Mis herramientas de productividad

Según pasa el tiempo voy adaptando mis herramientas de productividad según la experiencia que voy adquiriendo. Notad que ahora os hablo de herramientas: como sistema sigo empleando algo parecido a GTD.

Archivo f

El archivo f (por flujo) es un archivo de texto plano que contiene los proyectos y tareas del trabajo ordenados cronólogicamente por orden de llegada y estructurados.

Algo así:

Archivo f ejemplo

Reconocimiento Especialidades a Don Nemo Noexiste García DNI 999999-Ç 
    // Especialidad 32
    05 Grabar Especialidad = HECHO(6/7/2014)
    07 Remitir email = HECHO(6/6/2014)
    10 Preparar Resolución = HECHO(6/7/2014)
    20 Subir Resolución a Firma = HECHO(6/7/2014)
    30 Notificar Resolución = ESPERANDO(6/7/2014)

    
Falta Leve Don Gumersindo Tampocoexistez NIE X999999-Ñ
    // Datos en pdf -> carpeta Faltas
    10 Requerimiento de Alegaciones, etc
        10a Preparar Requerimiento = HECHO(8/7/2014)
        10b Subir Requerimiento a Firma = HECHO(8/7/2014)
        10zz Notificar Requerimiento = HECHO(9/7/2014)
    20 Preparar Resolución = ESPERANDO(interesado presente,10/7/2014)
    30 Subir Resolución = ESPERANDO
    40 Notificar Resolución 
    50 Dar parte a nóminas (en su caso)
    100 Cerrar expediente

Aquí tenemos dos proyectos, el primero es un proyecto más bien simple, un simple reconocimiento de especialidad a un maestro de primaria. Tras comprobar la documentación y ver que está conforme a la normativa y que es Funcionario de Carrera, etcétera, abro el expediente de reconocimiento. Como ya no suelo equivocarme en estas cosas, lo primero que hago es grabar provisionalmente la especialidad en el registro personal del docente y luego le mando un email a la interesada informándole de los pasos. Hecho esto redacto la resolución (sí con formulario) y la subo a aplicación de firma electrónica. Firmada que sea, la notifico a la interesada.

Como puedes ver en este primer caso ya he HECHO casi todo el 6 de julio y está pendiente de firma. (Normalmente tarda un día o dos en firmar. Si tarda más suele ser porque hay dudas o errores en la resolución)

En cuanto al segundo proyecto es un poco más complejo. Veréis que el proyecto Falta Leve Don Gumersindo … tiene un subproyecto titulado Requerimiento de Alegaciones. Esto es porque por Ley (y por sentido común) tenemos que dar una oportunidad al interesado para que se defienda. Una vez el interesado diga lo que tenga que decir entonces procedemos a estudiar el expediente.

Pues bien en este caso el subproyecto está terminando y estamos esperando a que el interesado presente la resolución (o se le pase el plazo)

Archivo d

El archivo d recoge todo lo que he hecho. Es un archivo de texto que se hace copiando y pegando los proyectos del archivo f según los termino. Nada más.

Después de experimentar me he dado cuenta que es mejor tener un solo archivo para todo lo del trabajo, así sea de hace 2 meses o 20 años. Un solo archivo. Si necesito buscar algo, solo tengo que pulsar una tecla y la aplicación me encuentra en décimas de segundos lo que a mis ojos le costaría minutos.

Vim

Para trabajar con estos archivos de texto plano podrías usar cualquier editor de texto. Incluso, si lo prefieres un procesador de texto como MsWord o un Excell. Yo uso Vim y va de fábula, una vez se aprende.

Google Calendar

Aquí anoto dos cosas: citas y plazos. Citas se refiere a todo lo que tengo que hacer un día y hora concreto (reuniones). Plazos lo que tengo que (o quiero) hacer antes de un determinado plazo. Google Calendar funciona perfectamente para eso, enviado recordatorios que me llegan al correo electrónico y al móvil.

Smartphone

Si, he vuelto a tener Smartphone y va muy bien con Google Calendar.