Pequeños actos de sabiduría

Supongamos que un gran problema nazca de una causa pequeña, como un vaso con una pequeña grieta por la quoe pierde toda el agua. En ese caso encontrar y eliminar la pequeña resolverá el problema, como sellar la pequeña grieta recuperará la utilidad del vaso.

Cadena de kaizen

Os acordaréis de Cadena de Favores. En la película un niño pretende cambiar el mundo a través de pequeños actos de amabilidad, que debían trasmitirse como un virus, consigue cierto éxito y en el proceso transforma las vidas de las personas que más quiere.

Si seguís Sabiavida, os sonará también el concepto de kaizen,del que os he hablado muchas veces aplicado a diversos ámbitos. Se trata de una actitud de mejora constante que utiliza técnicas sencillas, pero bien definidas, de forma que la responsabilidad de la mejora puede distribuirse entre todos, no sólo los expertos y que, por tanto, permite a cualquiera tomarla iniciativa.

Mi idea es combinar estas dos aproximaciones. El concepto del kaizen, que ha triunfado en la empresa, ya ha salido de ese ámbito y no extraña hablar de kaizen personal, o incluso de herramientas lean que se han pasado a la organiación y productividad personal. Debemos ir más allá.

Un evento kaizen puede ser limpiar una ciudad. En el caso de Alba Iulia, Clean Up Japan una ong japonesa promovió los apoyos locales necesarios para una simple actividad de limpieza: una de las estrategias más simples y efectivas del kaizen. En ella participaron los miembros de una asociación de kaizen local, funcionarios y policías. Y no se hacía simplemente por dejar la ciudad más bonita, o porque las estadístIcas muestren que a mayor suciedad mayor número de crímenes sino para cosechar voluntades para el cambio: voluntades kaizen y, ya de paso dar a conocer la técnica.

Permitidme hacer lo mismo.

Empecemos por las voluntades. Si has venido a este blog y leído hasta aquí tienes voluntad de bien. No dejes que muera sin darle oportunidad de crecer. Prueba las estrategias que te ofrezco y, si no te funcionan,busca otras y compartélas. Así pues,vamos directamente.

Al gemba

Gemba: esto es el taller, la oficina, la cocina, el laboratorio, el aula, donde está la acción. Ante cualquier cosa que desees mejorar la pregunta ha de ser siempre la misma ¿dónde está el gemba? A veces la respuesta puede ser obvia, el gemba de las reparaciones de coches es el taller. Otros veces no tanto como, por ejemplo, si se descubre que el problema yace en la comunicación con el cliente y no en las bujías. En otras ocasiones el gemba puede estar repartido. ¿Cuál es,por ejemplo;el gemba de una iglesia? ¿La sacristía, la nave, el local parroquial, los domicilios de los enfermos? La respuesta no va a ser siempre sencilla, pero La forma de descubrirla sí:

Observar

Si no has descubierto el gemba, haz una lista de gembas sospechosos y descubre cuál es observando. Si, por el contrario, ya conoces el gemba culpable dedícate a observar.

Empieza por lo fácil, si la sacristía está sucia: limpia y ordena. Se trata de pequeñas victorias que empiezan un gran camino y que puede tener beneficios sorprendentes por lo inesperado. De repente por que las estokas están donde deben los servicios dominicales no se retrasan y aún sobra tiempo para repasar el sermón.

5s (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) — Lean Manufacturing - View more PowerPoint from BOM Consulting Group

Si así no se te ocurre nada, repasa la técnica de las 5 S, resultaría extraño que en un sitio con problemas todo esté bien ordenado y limpio. Seguro que falta algo, que sobra algo, que hay algún tipo de suciedad o que falta alguna manera de reflejar y fijar los progresos dados. En todas estas pequeñas cosas es posible encontrar rápidamente algo que falla y más fácil aún es resolverlo. Sólo puede aparecer una dificultad

La resistencia al cambio

Cuando hemos tratado de mejorar algo simple y que evidentemente está mal pero no nos dejan esto es síntoma de un problema más profundo. Lo primero será escuchar esas resistencias, no sea que lo que creíamos “evidentemente mal” sea necesario o al menos mejor que la supuesta mejora que queríamos introducir.

No deberíamos quedarnos con la primera respuesta. Hay que profundizar; son los llamados cinco por qués del kaizen, que son cinco preguntas, que no tienen que ser necesariamente cinco ni por-qués pero sí lo suficientemente profundas para llegar al final del asunto.

– ¿Por qué están las flores del altar mustias?

– Por que quien tiene que cambiarlas se ha olvidado

– ¿Quién tiene que cambiarlas?

– A veces María, a veces Juan

– ¿Y a quién le tocaba hoy?

– No lo sé, depende, no tenemos un calendario para esas cosas

Y ahora podemos hacer un sermón sobre el compromiso de los cristianos con su iglesia, o hacer un calendario de tareas y ponerlo visible, por ejemplo.

Pero lo más probable es que no nos den razones sino excusas, o sencillamente salgan con el “siempre se ha hecho así” con el implícito “pero yo no tengo ni idea de por qué” o se crucen de brazos.

Ante esto debemos insistir en hacer la mejora. Si es imposible hacer una mejora sencilla y evidente, como limpiar, es momento de buscar campos más verdes. Quizás sea buscar otra empresa que mejorar, quizás buscar otras personas, quizás si no tenemos más remedio tendremos que dar el paso previo de escuchar, observar y comprender a la persona que se muestra obstruccionista. Saber elegir cuándo continuar y cuándo y a dónde irse es un arte y tema para otra ocasión. Seamos ahora optimistas y supongamos que, al fin, hemos resuelto ese problema pequeño y obvio.

El siguiente movimiento

De nuevo observamos. Es probable que al haber introducido una pequeña mejora el problema principal quede más claro. Esto puede ser tan literal como que al limpiar el motor encontremos una pieza rota, pero cuando el problema yace en las personas la cuestión puede ser más complicada.

Volvemos al gemba, volvemos a los cinco por-qués pero estando siempre al acecho de mejoras evidentes y fáciles de ejecutar. De nuevo encontraremos resistencias y de nuevo insistiremos. Es posible que los pequeños éxitos anteriores mejoren ahora. Con el tiempo pueden pasar dos cosas:

Que encontremos un problema grande que impide avanzar y que no pueda resolverse en problemas pequeños; en cuyo caso hay que sentarse y planificar una respuesta.

O, lo más común, que todo haya sido un acumulo de pequeñas cosas, que enredadas entre sí nos hayan llevado a donde nos hayan llevado.

Apóstoles, es decir mensajeros

Esta estrategia de cambio no puede ser un esfuerzo individual. Salvadores hay uno en la historia y hasta Él buscó amigos. Aprovechemos el kaizen para hacer apostolado de kaizen: con ejemplo y palabra; empezando con eslóganes, ya habrá tiempo de profundidar, que pueden ser algo así:

1. Ir al gemba (al taller, a la acción)

2. Observar para encontrar muda (“desperdicio”, “defectos”, “innecesario”, “ineficiencia”)

3. Solventar primero los problemas sencillos con 5S

4. 5 Por qués para encontrar la raíz del mal.

5. Respetar a las personas: clientes, proveedores, trabajadores, jefes. Todo lo que se haga que se haga desde el respeto a todos.

6. Compartir la responsabilidad del cambio.

Lo cual significa que la mejora de una empresa no puede ser responsabilidad exclusiva de los jefes. Cualquiera puede limpiar o colocar algo que no está en su sitio y cualquiera puede establecer pequeños protocolos, aunque sea de cómo colocar sus propias herramientas.

Es mas, cualquiera debe hacerlo. Y para que eso pueda suceder así, todos deben sentirse escuchados. Un kanban de ideas por ejemplo, donde aparezcan las acciones que se han tomado con respecto a esa idea, aunque la idea se rechace por esta u otra razón concreta generará mayor esperanza y vinculacion al grupo, parroquia, empresa o equipo que si aquello que se dice parece que no sirve para nada, que todo queda en el olvido o disuelto en la dinámica diaria. ¿Para qué voy a decir nada si todo va a seguir igual? Pues eso se cura con la mejora constante de pequeñas cosas, que por ser pequeñas pueden ser rápidas y por rápidas se hacen pronto visibles y de pronto los recursos humanos se transforman en personas y hasta parece que venir a trabajar es algo mejor que ganarse un sueldo.

Resumen del sermón

1. Ve al gemba

2. Observa mucho

3. Primero los problemas pequeñas

4. Haz las soluciones visibles, claras.

5. Haz apostolado, con tu ejemplo y palabras sencillas.

6. Estimula la participación haciendo visible las mejoras

7. Respeta a las personas