Software GTD para organizar tu agenda escolar

Corregir ejercicios, preparar  las próximas clases, cubrir informes, organizar visitas de estudios, reuniones, organizar el material escolar, ….  Los profesores deben ocuparse de mucho más que de impartir sus horas de docencia.

Son muchas las tareas, con diferentes prioridades y urgencia. Unas van surgiendo mientras que de otras nunca nos acordamos. ¿Como encontrar tiempo para todo? ¿Como no dejarnos nada? El GTD sí… pero ¿Cómo lo ponemos en práctica? ¿Hay algún software GTD gratuíto que nos sirva de ayuda?

Una aplicación de software GTD debe reunir los siguientes requisitos, para ajustarse a los principios de la metodología de David Allen:

• Debe permitir clasificar las tareas en al menos 5 listas:
• Bandeja de Entrada o Inbox, donde escribiremos las tareas a medida que se nos vayan ocurriendo para más adelante asignarlas a las demás listas según sus características y urgencia.
• Próximo, con las tareas que tienen una fecha de finalización próxima y que podemos empezar a hacer en cuanto queramos.
• En espera, con tareas que sólo podremos empezar a partir de que ocurra algún evento dependiente de una tercera persona.
• Algún día, tareas sin fecha de entrega ni urgencia. Para cuando nos apetezca.
• Proyectos, tareas que para empezarlas requieren que antes hayamos finalizado alguna de las almacenadas en próximo.
• Cada tarea debe poder incluir una fecha máxima de finalización, y si se ha hecho o si no.
• El gestor de tareas debe poder consultarse desde diferentes sistemas operativos y dispositivos:
• Desde un navegador web: o bien en una aplicación online o bien con un plugin o extensión integrada en el navegador Chrome, Internet Explorer, Safari o Mozilla Firefox.
• Desde una aplicación compatible con los principales sistemas operativos: Android, Windows, Mac OS X y Linux.
• Desde un teléfono móvil, PDA, tablet-PC o ordenador personal.
• Por último, son recomendables aunque no indispensables, las siguientes características:
• Que sea software libre o al menos freeware
• Que permita asignar niveles de prioridad, hora tope de finalización, notas y etiquetas a las tareas.
• Que permita añadir tareas periódicas, indicando el intervalo de tiempo en el que se repiten.
• Que incluya alarmas y avisos para recordarnos las tareas pendientes.

Existen muchas soluciones de software GTD que reunen todos o casi todos los requisitos anteriores. De entre todas destacan:

• Google Tasks, es muy limitado y está integrado dentro de gmail. Su principal ventaja es su posibilidad de integración con google calendar.
• Remember the milk, sin duda la más completa de todas y también la más veterana. Igual que google tasks no es una herramienta propia de GTD, pero se puede emplear con ese propósito dada su versatilidad.
• Any.DO, diseñado específicamente como software GTD. Por el momento tiene soporte para muy pocos navegadores y sistemas operativos.
• Wunderlist, muy recomendable aunque su integración con los navegadores por el momento es muy pobre.

Si nos conformamos con una herramienta que no reuna todas las opciones pero sea fácil de manejar, deberíamos usar Wunderlist. Si por contra buscamos una herramienta completa aunque nos requiera un poco de esfuerzo de aprendizaje, nuestra elección sería Remember the milk.

En cualquier caso nunca debemos olvidar que de poco nos valdrá usar software GTD, si no aplicamos correctamente la metodología en la organización de nuestro trabajo diario.

Si deseas profundizar en el uso de Remember the milk , te recomiendo este videotutorial de Berto Pena , el autor de Thinkwasabi.

Con respecto a Wunderlist, aunque probablemente no lo necesites, puedes consultar este videotutorial.

Un artículo de: Formación y Empleo