Trabajar desde casa: pros, contras y cómo organizarte para que tu día sea productivo

Si me lees desde hace ya tiempo, sabrás que llevo ya unos cuántos años trabajando desde casa, por cuenta ajena (concretamente desde 2011). En esta entrada quiero contarte mi experiencia trabajando de este modo, que, como todo, tiene sus ventajas pero también inconvenientes. Además, quiero compartir consejos contigo que he ido aprendiendo durante todos estos años, y que me han ayudado a ser cada vez más productiva en mi trabajo, pese a la distancia.
El teletrabajo todavía no está muy instaurado en nuestro país. La media está en el 7% de trabajadores, frente al 17% de la media europea. Y muchos de estos perfiles son trabajadores autónomos. En mi caso, me encuentro trabajando por cuenta ajena, gracias a un plan de conciliación que pusieron en marcha y a que mi puesto de trabajo permite trabajar a distancia casi en el 95% de las situaciones.
Pero en muchas empresas todavía no se da el paso, y principalmente se debe a la cultura empresarial que existe todavía, donde se valora más el presentismo, o creencias establecidas en nuestra cultura, como que el trabajador se aisla, o no es productivo, y eso genera una falta de confianza en los jefes, por no hablar de que muchos de ellos no saben gestionar equipos a distancia. Pero todas estas trabajas son solucionables, con un cambio de mentalidad, y gracias a las muchas herramientas online que existen hoy día, y que facilitan mucho el trabajo a distancia. Por supuesto, no es algo que se pueda aplicar a cualquier puesto, pero poco a poco podría irse estableciendo en nuestra sociedad, con un poquito de ganas.
Si te interesa leer más acerca del teletrabajo, desde el punto de vista de las organizaciones, te recomiendo visitar éste enlace: Libro Blanco del Teletrabajo.
Como te decía en mi introducción, trabajar desde casa tiene sus ventajas e inconvenientes. Podríamos resumirlos así:

Ventajas e inconvenientes del teletrabajo

Algunas de las ventajas que tiene trabajar desde casa frente al trabajo presencial son:

• Me permite vivir en una zona más alejada del centro de la ciudad (que es donde se encuentra la oficina central), lo que me ha permitido acceder a una vivienda más asequible. 
• Un gran ahorro de tiempo de desplazamiento (normalmente, implica entre una hora, hora y media por trayecto), por no hablar del beneficio medioambiental que eso supone (en cuanto a tráfico y CO2).
• Puedo comer en casa todos los días, lo que me supone un ahorro a largo plazo. Puedo planificar los menús, y elegir platos más saludables, que si necesitase comer fuera o de tupper a diario. 
• He podido crear un espacio propio para trabajar (no siempre es posible, por la falta de espacio), y no cuento con muchas interrupciones ni ruido en el vecindario. Tener un espacio propio me permite elegir la música, decoración, aromas, etc que quiero o que más me ayudan a concentrarme. 
• Libertad de indumentaria. No voy a negarlo, más de un día que estaba más cansada, he trabajado en pijama. Aunque no soy partidaria de trabajar en pijama, te lo cuento más abajo, pero tener esa opción disponible a veces viene bien. 
• Posibilidades de conciliación. Para mi, esto es clave. Trabajar desde casa facilita conciliar horarios, no solo para cuando tienes hijos, si no también para personas sin hijos o solteras. Tener la posibilidad de equilibrar tu vida laboral y personal, o tu tiempo libre, debería ser obligación. 
• Facilita la movilidad geográfica. Al no depender de un centro de trabajo presencial y fijo, tienes mayor libertad para desplazarte. 
• Trabajar desde casa me permite organizarme el trabajo y ciertas tareas del hogar, lo que repercute luego en un mayor tiempo libre de ocio/ descanso. 
• Las empresas pueden reducir costes, al no requerir de un espacio de trabajo permanente que sea amplio, y reducen su consumo (aunque, ¡ojo! este consumo repercute directamente al trabajador). Además, en algunas Comunidades Autónomas hay ayudas para empresas que deciden implementar este tipo de puestos de trabajo.
• Si eres autónomo hay ciertos gastos de la casa que te puedes deducir, por ejemplo, el porcentaje de hipoteca que corresponde a los metros cuadrados que dediques a tu oficina, gastos telefónico o de internet, luz, etc.

Algunas de las desventajas que tiene el trabajar desde casa, son:

• Facilita un estilo de vida sedentario, sobre todo si implica un trabajo frente al ordenador, con lo que afecta a la larga a tu salud. Facilita un estilo de vida que algunos llaman "never leave the house", vamos, que implica estar todo el día encerrado en casa. Sobre todo en épocas de invierno, donde tenemos menos horas de luz, y mal tiempo. 
• Problema de desconexión. Al estar en casa, es muy fácil, si no tienes cuidado, alargar las jornadas de trabajo sin que te des cuenta (por que, total, ya estás en casa y delante del ordenador...), por no hablar de la desconexión digital (vivimos enganchados a internet) y que la empresa solicite tu servicio en horas que están fuera de tu horario de trabajo. Estableciendo un horario de trabajo claro y dejarlo comunicado es una solución a este problema. 
• Puede ser muy sencillo distraerse y no trabajar, si no tienes constancia. Vives y trabajas en el mismo lugar, y cuentas con internet, televisión, y no tienes a nadie detrás vigilándote. Algunas personas encuentran esto muy difícil de superar, y requiere de constancia y compromiso. Por ese mismo motivo, es necesario ser una persona organizada, crear rutinas y cumplirlas, para poder establecer límites que te ayuden a controlar la situación. 
• Aislamiento y soledad. En casos extremos, donde no sales de casa, alargas mucho la jornada, y no tener a compañeros cerca, puede llevarte a situaciones de aislamiento y soledad. Más abajo te cuento soluciones a este problema. 
• Menores oportunidades dentro de la empresa, de promoción o formación, o incluso desinformación. Establecer canales de comunicación que se usen de forma diaria, reuniones periódicas (a ser posible presenciales) y usar las nuevas tecnologías que permiten una comunicación fluida, son algunas de las soluciones. 
• Como avanzaba arriba, los gastos y recursos para trabajar dependen del trabajador, no de la empresa (a no ser que se negocien): el establecer una infraestructura adecuada, con un espacio para trabajar, equipo, conexión a internet, calefacción, luz..., depende al final de tu bolsillo.

Es recomendable tener ambos puntos de vista para poder valorar, en el caso de querer dar el cambio.

Cómo organizarte bien para trabajar desde casa

A continuación comparto contigo una serie de consejos útiles que te permitirán adaptarte a un trabajo desde casa, para que, poco a poco, seas más productiva. Son pasos sencillos, pero que tienen un gran efecto en tu bienestar y en tu productividad.
1. Establece un horario de trabajo y crea una rutina. 
Para mi, este primer punto es la clave para que todo funcione. Para no hacer jornadas maratonianas, establece un horario de trabajo que puedas cumplir, que sea realista y tenga en cuenta los compromisos que tienes habitualmente (por ejemplo, llevar a los niños al cole). Ten en cuenta también tu energía (¿trabajas mejor de mañana o de tarde?), la situación en tu hogar (por ejemplo, si tu pareja también trabaja de mañana, y no necesitáis estar al cuidado de una tercera persona, os interesará trabajar en el mismo horario para poder tener tiempo de ocio ambos, juntos). Si tu trabajo depende de proveedores u otros servicios, busca un horario similar a ellos, para coordinar esfuerzos.
Yo te recomiendo no alargar mucho la jornada, y empezar más bien temprano, cuando estás con energía. Usa las primeras horas para tareas que necesiten de más concentración o inspiración, aprovechando que tu mente está fresca. Y tareas más rutinarias para las últimas horas de la jornada.
Diseña tu rutina previa al trabajo: ponte la alarma, desayuna bien, haz algo de ejercicio y vístete. Sobre esto último, parece que todo el mundo cuando piensa a trabajar desde casa, se imagina a la gente en pijama, con el ordenador en la cama (y no vamos a mentir, en alguna ocasión pasa así). Pero si de verdad quieres ser productiva: vístete. Hacer ese gesto, de arreglarte un mínimo (aseo, cambiar a una ropa de calle y apañarte un poco -que tampoco tienes que estar hiper maquillada-) hace que tu cabeza cambie el chip del modo descanso, al modo trabajo. Te aseguro que ese pequeño cambio se nota.

• Habla con tu pareja o compañer@ de piso para dejar claras tus necesidades: respeto del espacio, el ruido, evitar las distracciones... 
• Leer más sobre mis rutinas de las mañanas. 
• Leer más sobre 7 soluciones a la procrastinación
• Leer más sobre 7 motivos por los que procrastinamos

2. Organiza bien tu jornada. 
Conoce bien tus ritmos de trabajo, momentos donde te concentras mejor, y organiza tus tareas en base a eso. Por ejemplo, yo prefiero poner las reuniones o llamadas a partir de las 11, pues así me he asegurado un par de horas de concentración a solas para ponerme al día en asuntos importantes.
No sobre cargues tu lista de tareas de la jornada, ya que solemos valorar a la baja el tiempo que necesitaremos para cada tarea. Busca un sistema de planificación que te funcione bien. Junta las tareas que sean similares, en bloques, para no perder la concentración con el cambio entre tareas.
Puedes usar por ejemplo la técnica Pomodoro para trabajar y planificarte descansos (muy importante). Elimina todas las distracciones (como las alertas de redes sociales, la televisión, etc).
Otras lecturas que pueden resultarte útiles:

• Leer más sobre cómo uso Bullet Journal en el trabajo
• Leer más sobre Apps para crear y gestionar listas de tareas
• Leer más sobre la técnica Pomodoro
• Leer más sobre el sistema Bullet Journal
• Leer más sobre Cómo trabajar con listas de tareas

3. Sal a la calle y desconecta.  
Parece una tontería, pero como te digo, es muy fácil caer en la rutina de estar en casa, encerrada, durante días. Sobre todo en pleno invierno o cuando hace malo. Salir de casa es necesario para desconectar y mantener salud mental. Dar un paseo te desconecta del trabajo, te oxigena y mejora tu productividad. Tu cabeza trabaja mucho mejor si se despeja y aunque no lo parezca, trabaja en segundo plano, como los ordenadores, mientras tú estás paseando. 
Sal a dar una vuelta por el parque, haz recados, queda con amigos...no te sientas en soledad. Hacer ejercicio también es muy importante, para compensar las largas horas de sedentarismo que puedes estar pasando. Programa en tu jornada al menos 30 minutos de ejercicio físico diario, tú eliges cuál (ir al gimnasio, salir a correr, un poco de yoga o ir a nadar, por ejemplo).
Respeta tu horario de trabajo y desconecta. Ponte límites y oblígate a cumplirlos. En ciertos ambientes puede estar bien visto el trabajar largas jornadas, pero, por salud, no te conviene. No es sano estar dándole vueltas al trabajo durante las 24 horas del día. Te satura la cabeza, acabas con estrés y de ahí, a problemas de salud. Por eso, es tan importante desconectar después del trabajo. Ten un hobbie, haz deporte, disfruta con tu familia o amigos, etc y sobre todo: duerme. Sé que hay momentos en que es imposible (plazos de entrega que implican jornadas intermidables, o preocupaciones por algunos temas laborales que te quitarán el sueño) pero tómatelos como un aviso, y no como la norma.

• Leer más sobre Ponerte en forma desde casa
• Lleva una vida más activa ¡Camina!
• Leer más sobre los beneficios de desconectar. 
• Leer más sobre Ideas para desconectar
• Leer más sobre ¿Demasiado cansada para trabajar?  
• Iniciativa saludable: Hasta la luna (sumando kilómetros)

 

4. Nuevas tecnologías para trabajar en la nube y mantener el contacto.
Por suerte, hoy en día contamos con miles de opciones y todo tipo de servicios en la nube (online) que nos permiten organizarnos y trabajar a distancia. Valora qué recursos y herramientas necesitas en tu trabajo diario, y busca las opciones que tienes a tu alcance (proveedor de correo, salas de reuniones virtuales, servicios de publicidad, comunicación con clientes...).
En mi caso, utilizo Outlook para gestionar el correo del trabajo, Google Calendar compartido con el equipo para fijar eventos y plazos, Trello para organizar tareas y proyectos en grupo, Mailchimp para gestionar el email marketing, Zoho como sistema de CRM, y otras tantas herramientas.
Mantener el contacto con compañeros es importante, si trabajas en equipo, para un buen funcionamiento. Elegir herramientas que os permitan trabajar conjuntamente, a distancia, es clave. También mantener canales de información habituales (por ejemplo, llamadas o video conferencias), y mantener reuniones presenciales de forma periódica, para no perder esa chispa que mantiene a los equipos unidos.
5. Diseña tu espacio de trabajo.
Si pasas largas horas frente al ordenador, es importante crear un espacio de trabajo que sea saludable y cuidar la ergonometría. Es decir, procura que en el espacio que has elegido, puedas asegurarte unas características que no dañen tu cuerpo, como el mantener la pantalla a la altura de la vista, un asiento que te permita no forzar la espalda, y que piernas y brazos queden a 90º. Ten a mano aquellos recursos que necesitarás durante la jornada (materiales) y luz natural, no directa sobre la pantalla ni a contraluz, siempre que sea posible (para no dañar la vista).
Si puedes permitirte un espacio de trabajo diferente al espacio donde te relajas y desconectas, mejor, para que te resulte más fácil desconectar del trabajo al terminar. Evita trabajar desde la cama o el sofá, ya no solo por la postura, que se acaba forzando, si no también por que son zonas donde al final las asocias al ocio y al descanso. Si no es posible establecer un lugar así en casa, o te gusta estar rodeada de gente, puedes buscar alternativas: una biblioteca, una cafetería o un espacio de co-working cercano a tu casa. 

6. Elimina las distracciones.
Todo lo bueno de la tecnología, la inmediatez en la comunicación, etc, tiene su lado oscuro: son una fuente interminable de distracción. Es muy fácil caer en la trampa, de mirar un momentito tu perfil de Instagram y acabar pasando muchos minutos haciendo scroll. Para que tengas menos tentaciones, elimina las notificaciones (al menos durante las horas de trabajo), pon en móvil en silencio y fija un momento al día (fuera de la jornada) para mirar las redes sociales. Existen también aplicaciones que te bloquean las páginas que elijas en el ordenador, para evitar que accedas a ellas durante el horario que marques.
Con el correo electrónico, pasa lo mismo. Dependiendo de tu puesto de trabajo (que requiere por ejemplo estar permanentemente mirándolo) puedes fijar varios bloques de tiempo durante la jornada para revisarlo. Yo, por ejemplo, me he fijado tres bloques: uno al comenzar la jornada, donde reviso todos los que llegaron por la tarde-noche anterior, y que me sirve para hacerme una composición de las cosas urgentes que puedan haber surgido, o respuestas que estaba esperando recibir. Otra a media jornada, donde pongo al día los temas que esté trabajando ese mismo día, y otra antes de cerrar la jornada, para hacerme una idea de qué cosas necesitaré atender al día siguiente (pero que no llego a atender, si no implican una respuesta inmediata y que pueda dar en 30 segundos). De esta manera, tengo controlado mi buzón de entrada, pero no le dedico todo el día, con lo que estaría interrumpiéndome mis tareas cada dos por tres.
Otra opción para evitar distracciones y favorecer la productividad es el uso de ruido blanco. Aquí depende un poco de los gustos personales de cada uno, y de la tarea que esté llevando a cabo. Hay gente que le funciona tener la tele puesta de fondo, pero a mi personalmente, me distrae mucho. Otras personas se ponen la radio, o se ponen música. Lo mejor es que vayas probando y veas con cuál te encuentras más cómoda. A mi me gusta ponerme música instrumental de fondo, sin letra, o incluso aplicaciones que generan ruido blanco o ruido de fondo. Hay muchas sesiones en youtube [ejemplo] o incluso apps [como HipsterSound o Noisli] que te ayudarán a distraerte del sonido ambiente de tu entorno, y te ayudarán a concentrarte.
Estos son los consejos que puedo darte, basados en mi propia experiencia y que he puesto en práctica desde hace años, y he podido comprobar cómo me han resultado útiles y me han permitido mejorar mi experiencia trabajando desde casa.
Si tienes cualquier pregunta al respecto o quieres compartir tu experiencia y consejos, estaré encantada de leerte en comentarios.
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