Reunionitis: una enfermedad mortal

Muchos gerentes se enfrentan a esta pregunta: ¿cuándo voy a tener tiempo para hacer mi trabajo si siempre estoy en una reunión? Con total certeza, es muy difícil cumplir con las funciones inherentes a nuestros cargos si siempre estamos en una reunión.

La “reunionitis” es una enfermedad mortal que está presente en muchas organizaciones y que consiste en la tendencia a querer solucionar todos los asuntos mediante reuniones. ¿El problema? En algunas organizaciones ya han llegado al punto en el que las personas no trabajan ni solucionan ninguno de los problemas importantes porque siempre están reunidas.

Cuando tenemos demasiadas reuniones nos acercamos peligrosamente al punto en el que dejamos de hacer cosas importantes y permitimos que se reduzca considerablemente tanto nuestra productividad como la de nuestros colaboradores. Podemos afirmar que la reunionitis hace que se desaceleren los procesos que mantienen viva a nuestra organización.

¿Existe una vacuna para la reunionitis?

Lo primero que debemos hacer es aprender que:

• la productividad está relacionada con el desperdicio (somos más productivos cuando logramos reducir el desperdicio),
• la efectividad está relacionada con el logro de objetivos,
• y, que la eficiencia está relacionada con el uso de los recursos (somos más eficientes cuando hacemos el mejor uso posible de los recursos con los que contamos)

Lo otro que debemos hacer es tomar en cuenta algunos tips para realizar reuniones efectivas:

10 Consejos para Reuniones Efectivas from Norberto Figuerola (PMP, ITIL,CGBSS, CSM)

Algunas preguntas para reflexión:

• ¿Esta reunión es para resolver una urgencia, un asunto importante o algo en lo que se mezclan la urgencia y la importancia?
• ¿El asunto a resolver requiere de una reunión o se puede resolver con el envío de correos electrónicos?
• ¿Es necesaria la presencia de todos los convocados?
• ¿El asunto a resolver requiere de una reunión larga?
• ¿Cuánto tiempo requiere esta reunión?
• ¿Estamos seguros que esta reunión no está interrumpiendo asuntos realmente importantes? ¿No está estorbando el desempeño de las funciones de cada uno de los involucrados?
• ¿Esta reunión requiere de mucho tiempo o es algo que se puede resolver en 15 minutos?
• ¿Cuántos asuntos vamos a abordar en esta reunión? ¿Es necesario abordar tantos asuntos en una sola reunión?
• ¿El asunto a resolver requiere de una reunión o se puede resolver de otra forma?

Estamos seguros que hay muchas más preguntas para reflexión y esperamos que las compartan en los comentarios…